Toute entreprise qui dispose d’une flotte de véhicules devra faire face à des frais corollaires. En effet, fournir un parc de voiture en bonne condition à ses salariés coûte et ce coût doit-être comptabilisé. Il existe plusieurs types de charges autour de la voiture (carte grise, assurance, réparations, achat de nouvelles pièces…) Voici quelques règles essentielles pour vous aider à mieux comprendre comment comptabiliser les frais d’entretiens d’un véhicule de tourisme dans une entreprise.
Les règles comptables autour des frais de voiture
Les principes comptables indiquent que les charges sont classées dans les comptes de gestion de la classe 6. En fonction de leur nature, elles sont regroupées dans les sous-comptes mentionnés ci-dessous :
- Compte 60 (achats) pour les dépenses énergétiques comme le carburant ou les recharges des véhicules électriques afin de permettre les déplacements professionnels.
- Compte 61 (services extérieurs) pour l’assurance du véhicule, l’entretien des pièces ou la location de voitures via par exemple un contrat de leasing automobile.
- Comptes 63 (impôts et TVS – Taxe sur les Véhicules de Société) : on y trouve la carte grise, le certificat d’immatriculation pour voiture ou camionnettes.
- Comptes 68 (enregistrement comptable des dotations aux amortissements automobiles)
L’enregistrement de ces opérations obéit au principe de la partie double : pour chaque compte débité correspondent un ou plusieurs comptes crédités.
Exemples d’écritures comptables courantes pour véhicules
Il existe des opérations comptables plus courantes que d’autres pour la comptabilisation des frais de véhicules. On pensera par exemple à l’achat de carburant ou l’achat de pièces automobiles sur un site web.
Compte 60 : comptabiliser l’achat de carburant
Imaginez que votre entreprise de transport souhaite acheter une grande quantité de carburant pour éviter une pénurie ou négocier un prix plus compétitif. L’achat de carburant dans une logique de stockage doit alors être noté comme suit.
- Écriture comptable pour carburant stocké
- Débit des comptes 60221 « combustibles » (montant hors taxes) ; 44 566 « TVA sur autres biens et services ».
- Crédit du compte 4011 « fournisseurs — achats de biens et de prestations de services »
- Si le carburant n’est pas stocké : le compte à débiter est le 6061 « fournitures non stockables » (eau, énergie…). Le reste TVA sans changement.
Nous le voyons : l’écriture comptable dépend de la volonté finale de l’entreprise. En effet, faire un plein d’essence lors d’un déplacement professionnel n’a pas la même finalité, que le remplissage d’une cuve de 3000 litres. A noter que les comptes peuvent être régularisés en fin d’année si nécessaire.
Aidez-vous toujours du plan comptable pour ne pas vous tromper dans le suivi de votre comptabilité !
Compte 61 : crédit bail et maintenance du véhicule
Observons une autre problématique. Une entreprise décide ne pas acheter de véhicules, mais de prendre un forfait en leasing (location de véhicules). Dans notre exemple, le paiement de ce forfait se fera via un crédit bail.
Comptabilisation du crédit bail automobile
Voici les détails d’enregistrement de l’écriture comptable crédit bail.
- Enregistrement comptable d’un crédit-bail automobile :
- Débit des comptes 6122 « redevances de crédit-bail mobilier » et 4456 « TVA sur autres biens et services ».
- Crédit du compte 4011 « fournisseurs — achats de biens et de prestations de services ».
- Enregistrement comptable de location sur véhicule de tourisme se présente comme suit :
- Débit des comptes 6135 « redevances de crédit-bail mobilier » et 4456 « TVA sur autres biens et services ».
- Crédit du compte 4011 « fournisseurs — achats de biens et de prestations de services »
La clôture de l’exercice comptable peut vous réserver des surprises. Si un forfait de location est facturé en avance, il faudra probablement régulariser votre exercice en fin d’année.
Entretien et maintenance du véhicule
Un voiture engendre systématiquement des frais de maintenance comme les réparations courantes d’un garagiste. Le compte utilisé au débit pour la TVA est identique. Il en est de même concernant le compte fournisseur utilisé au crédit. Seul l’intitulé du compte de charge change.
Que sont les frais de maintenance d’un véhicule ?
Les frais de maintenance d’un véhicule sont considérés comme des charges pour l’entretien d’un véhicule de transport. Ces frais peuvent être régulier ou non. Ils doivent tout de même figurer dans la comptabilité.
Par exemple : une entreprise propriétaire de plusieurs véhicules doit changer quelques pièces de moteurs. Elle pourra passer par des prestataires en ligne de type euautopieces.fr et aller explorer le catalogue, ou chercher un garagiste près de chez elle. Il existe plusieurs types de comptabilisation pour pièces de véhicules. Encore une fois, l’enregistrement va dépendre de la finalité de l’opération. Il existe une nette différence entre de l’entretien de moteur et son acquisition.
- Écriture comptable pour comptabiliser la maintenance d’un véhicule
- Compte 6155 « entretien et réparation sur biens mobiliers ». A noter que la durée de vie de la voiture sera renouvelée. La dépense effectuée à cet effet devra être immobilisée.
- Compte 44566 : “TVA déductible sur Biens et Services”
- Écriture comptable d’une quittance d’assurance : une prime d’assurance sera considérée comme un “service extérieur”
- Compte 6163 à débiter : le compte est dédié à ce genre d’utilisation ‘Prime Assurance et transport”
- Compte à créditer 4011 : pour caractériser l’achat du service.
Compte 63 comptabilité : Taxes, impositions et versements
Le compte 63 en comptabilité va permettre d’enregistrer les écritures comptables autour des vignettes et des taxes caractérisées. On y trouve essentiellement des impôts et des aides. Par exemple : le malus écologique si la voiture ne respecte pas les standards environnementaux actuels.
- Écriture comptable d’un malus écologique
- L’écriture comptable consiste à inscrire au débit le montant hors taxes
- du malus écologique compte 6354 « Droits d’enregistrement et de timbre »
- ou de la taxe sur les véhicules de société (63 514 « Taxes sur les voitures de sociétés »
- En contrepartie, il faudra simplement créditer le compte 447 « Autres Impôts, taxes et versements assimilés ».
- L’écriture comptable consiste à inscrire au débit le montant hors taxes
- Écriture comptable d’une carte grise
- Mettre en débit la somme sur le compte 6354 : « Droits d’enregistrement et de timbre » pour valider l’enregistrement
- Ajouter en crédit le compte 447
- Écriture comptable d’une pastille Crit’air : la vignette crit’air est un certificat de qualité délvré par l’État qui vous garantit un bilan carbone amélioré avec un véhicule plus écologique. Elle vous permet aussi d’utiliser votre véhicule pendant les alertes à la pollution. C’est donc un outil très utile pour gérer votre flotte de véhicule – en savoir plus – Elle se comptabilise comme suit.
- Débiter le compte “6378 « Taxes diverses » pour faire valoir le paiement
- Créditer le compte 447 pour le classer dans le paiement des impôts
- Enregistrement comptable TVS (Taxe sur les véhicule de société) : la TVS est une taxe annuelle du 1er janvier au 31 décembre, sur les véhicules de société. Elle s’applique aux entreprises françaises ayant fait l’acquisition de véhicules. Le montant de celle-ci est variable en fonction du type de véhicule concerné (en savoir plus). On l’enregistre comme suit
- Débit du compte 63514 qui classe les “Taxes sur les véhicules de société”
- Crédit du compte 447 pour les taxes et autres impositions
Compte 68 : amortissement
Cette rubrique traite de l’amortissement du véhicule. Effectivement, pendant l’achat, la comptabilisation véhicule de tourisme s’effectue en deux étapes : l’immobilisation et l’amortissement du véhicule. A noter que chaque véhicule est lié à une usure naturelle qu’il faudra aussi comptabiliser.
Enregistrement comptable de l’achat d’un véhicule de société
- Enregistrement comptable de l’immobilisation du véhicule
- Débit d’un compte fournisseur : 401 « fournisseur » ou 404 « fournisseur d’immobilisation »
- Débit d’un compte de tiers : 44 562 « TVA déductible sur immobilisation ».
- Crédit d’un compte d’immobilisations corporelles : 2182 « matériels de transport »
- Comptabiliser l’écriture comptable achat véhicule
- on débite alors le compte 68 112 « dotations aux amortissements et aux provisions sur immobilisations corporelles »
- On crédite le compte 28 182 « amortissement du matériel de transport ».
En fin d’exercice, les écritures de régularisation seront nécessaires pour toutes ces opérations notamment pour les charges constatées d’avance.
Jean est un passionné de comptabilité. Après ses études d’économies, il se lance dans l’univers du web pour partager ses connaissances. Il est actuellement éditeur et rédacteur en chef du magazine controledegestion.org
