Il arrive fréquemment, dans la vie d’une entreprise, d’avoir besoin de fournitures de bureau. Toutes ces fournitures administratives font partie des nombreuses charges supportées par l’entreprise et nécessitent donc un traitement comptable adéquat. Dans cet article, nous allons voir comment procéder à la comptabilisation des achats de fournitures de bureau.
Comptabilisation des fournitures de bureau
On appelle fournitures de bureau et fournitures administratives, le petit matériel servant au bon fonctionnement d’un service administratif. On compte parmi les fournitures de bureau, le papier pour l’imprimante, des cartouches d’encre, des stylos, des trombones, des classeurs ou même des notes adhésives et des enveloppes, etc. La liste est longue !
Comment faire l’enregistrement comptable des fournitures de bureau ?
Les comptes de la classe 60 est utilisé pour comptabiliser tous les achats de l’entreprise (sauf le compte 603 : variation des stocks). Dans le cas de fournitures administratives de bureau, nous nous choisirons le compte 6064 : fournitures administratives afin de réaliser l’enregistrement des achats de fournitures de bureau.
En effet, le matériel de bureau a le droit à sa propre classe en comptabilité, car il s’agit, le plus souvent, d’achats non stockés. A moins que l’entreprise n’achète les fournitures en énorme quantité ou que son activité soit une papeterie, il n’est pas nécessaire de faire l’inventaire de tous les stylos chaque année !
L’écriture à passer, à réception d’une facture avec TVA, sera donc la suivante :
- au débit du compte 6064 : fournitures administratives, le montant HT
- au débit du compte 44561 : TVA déductible sur autres biens et services, le montant de la taxe
- au crédit du compte 401.. : Fournisseur X, le montant TTC
Au moment du règlement, on débitera le compte fournisseur concerné (401…) et on créditera le compte Banque (512). Si le règlement est immédiat, il ne faudra évidemment pas utiliser le compte 401 mais créditer directement le compte 512.
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Différence entre les comptes 606 et 601/602
Le compte 606 comprend tous les achats non stockés. L’emploi du compte 601 : Achats stockés (matières et fournitures) et 602 : Achats stockés (autres approvisionnements) suppose qu’il soit procédé à un inventaire des stocks en fin d’exercice. Les écritures relatives à cet inventaire sont enregistrées et nécessitent l’utilisation du compte 603 : Variation des stocks.
Dans le cas où des fournitures administratives sont achetées en quantité normale pour les besoins courants, on les enregistre dans le compte 6064 : Fournitures administratives
Si, au contraire, l’entreprise stocke une grande quantité de fournitures d’avance, on doit employer le compte 60225 : Fournitures de bureau.
La comptabilisation sera sensiblement la même que précédemment :
- au débit du compte 60225 : fournitures de bureau, le montant HT
- au débit du compte 44561 : TVA déductible sur autres biens et services, le montant de la taxe
- au crédit du compte 401.. : Fournisseur X, le montant TTC
Comptabilisation des fournitures de bureau en fin d’exercice
S’il reste à l’entreprise beaucoup de fournitures non consommées à la fin d’un exercice, elle peut les passer en charges constatées d’avance dans le compte 486 mais il faut que le montant soit conséquent et significatif c’est-à-dire représenter plus de 50 % du montant total des fournitures achetées.
Le principe des charges (comme des produits) constatées d’avance permet de ne pas fausser le résultat de l’exercice qui s’achève. Si des factures, dont les marchandises n’ont pas été utilisées ni répertoriées, sont enregistrées, la comptabilité ne reflétera pas la réalité.
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Puis-je comptabiliser mes fournitures de bureau sans avoir fait l’inventaire ?
En l’absence d’inventaire concernant les fournitures de bureau, c’est-à-dire lorsqu’elles sont considérées comme non stockées, la partie restante à la clôture de l’exercice est enregistrée de cette façon :
- au débit du compte 486 : Charges constatées d’avance : le montant estimé des fournitures non consommées (selon la facture d’achat)
- au crédit du compte 6064 : Fournitures administratives : la contrepartie
A l’ouverture de l’exercice suivant, on extournera en enregistrant le même montant en sens inverse :
- au débit du compte 6064
- au crédit du compte 486
Conclusion
Les fournitures de bureau ne sont donc pas une dépense comme les autres pour l’entreprise, car il est très difficile d’en faire un inventaire précis. Les comptes 6064 vous aidera donc à réaliser l’enregistrement comptable de ces consommables très importants au quotidien de l’entreprise.
Rédactrice et comptable dans la vie, j’exerce une activité à mon compte et j’accompagne de nombreuses entreprises au quotidien. J’apporte mon expertise sur controledegestion.org
