Toutes les entreprises utilisant des véhicules pour les besoins de leur activité sont tenues de les assurer. Il peut s’agir de voitures de fonction, de voitures commerciales, de deux-roues, de camionnettes ou de plus gros camions. Il convient d’enregistrer en comptabilité, d’une part, la quittance d’assurance et d’autre part, le versement des indemnités après un sinistre. Nous allons voir dans cet article quels comptes sont utilisés dans ces deux cas de figure. – autrement dit comment effectuer la comptabilisation d’une assurance voiture.
Quels sont les frais à prendre en compte pour la comptabilisation d’une assurance véhicule ?
Il existe plusieurs types de frais à enregistrer liés aux déplacements professionnels. Pour la comptabilisation des assurances de véhicules. On trouvera les frais suivants :
- La comptabilisation de la quittance d’assurance
- Les frais liés à la prime d’assurance
- les opérations de remboursement de sinistre.
Toutes ces opérations sont à prendre en compte en fonction de l’assurance professionnelle choisie. Il existe beaucoup d’assurances automobiles sur le marché. Certaines comme mma.fr proposent des offres dédiées aux particuliers et aux entreprises. Veillez à bien regarder les conditions de recouvrement en cas de sinistre.
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Enregistrement comptable de la quittance d’assurance
Les sommes facturées par les assurances sont toujours en franchise de TVA. L’entreprise ne peut donc pas la récupérer. La compagnie d’assurance est cependant un fournisseur comme les autres et la comptabilisation se fera de la façon suivante :
- au débit du compte 616 primes d’assurance : le montant de la prime
- au crédit du compte 401… fournisseurs : la contrepartie
Ensuite, lors du règlement :
- au débit du compte 401… : le montant à payer
- au crédit du compte 512 banque : la contrepartie
Comptabiliser les frais liés à la prime d’assurances
Une facture d’assurance comprend un certain nombre de taxes. Toutes les taxes détaillées dans l’appel de cotisation entrent dans le même compte du plan comptable général : 616 primes d’assurance. Le compte 616 regroupe l’ensemble des primes d’assurances. Il peut être subdivisé en sous-comptes, à utiliser selon les différents risques :
- 6161 multi-risques,
- 6162 dommage construction,
- 6163 transport (sur achats, sur ventes, sur autres biens),
- 6164 risques d’exploitation,
- 6165 insolvabilité clients.
Comptabiliser les dépenses d’assurance en fonction du propriétaire du véhicule
Les dépenses d’assurance sont des frais pour l’entreprise. Ils sont déductibles fiscalement dans la mesure ou l’usage est strictement professionnel. En effet, si les véhicules de l’entreprise (achat ou location) sont utilisés à titre personnel, les frais ne seront pas remboursables. C’est pour cela qu’il faut toujours prévoir les notes de frais kilométriques adéquats pour justifier chaque déplacement.
Il est important de noter que la cotisation d’assurance d’un collaborateur utilisant son véhicule personnel pour travailler n’est pas à la charge de l’entreprise. En effet, les Les indemnités kilométriques prennent déjà en compte les frais d’assurance au même titre que les frais d’entretien et de carburant.
De plus, il arrive souvent que la cotisation d’assurance couvre deux exercices et soit payée d’avance. Pour respecter les normes comptables et en particulier, le principe d’indépendance, on ne peut imputer à un exercice que la charge qui le concerne. Il faudra donc, en fin d’exercice, enregistrer les opérations comptables suivantes :
- au débit du compte 486 charges constatées d’avance : la somme à rattacher à l’exercice N+1
- au crédit du compte 616 : la contrepartie
Enregistrement du remboursement d’un sinistre
En cas de sinistre, le compte 791 transfert de charges était jusqu’à présent employé pour enregistrer le remboursement de l’assurance. L’écriture était la suivante :
- au débit du compte 512 : le remboursement
- au crédit du compte 791 : la contrepartie
L’ANC (l’Autorité des Normes Comptables) a pour projet de supprimer le compte 791 pour le remplacer par le compte 7587 : indemnités d’assurance. Les indemnités reçues en cas de destruction totale ou de vol d’une immobilisation passeront sur le compte 757 : produits des cessions d’immobilisations incorporelles et corporelles. La technique du transfert de charges va être abandonnée car considérée comme difficilement analysable par les utilisateurs.
Rédactrice et comptable dans la vie, j’exerce une activité à mon compte et j’accompagne de nombreuses entreprises au quotidien. J’apporte mon expertise sur controledegestion.org
