archivage professionnel

Comment optimiser l’archivage des documents professionnels ?

Il est impératif de conserver ses documents professionnels pendant un certain nombre d’années. Cela s’applique à toutes les entreprises, comme aux salariés. Il est en effet nécessaire d’archiver les factures, bons de commandes ou autres documents officiels pour pouvoir les présenter en cas de besoin aux autorités fiscales. Loin d’être un jeu d’enfants, l’archivage des documents professionnels est une vraie galère qu’il faut savoir appréhender. Alors… comment optimiser l’archivage professionnels de ses documents d’entreprise ?

Comment traiter le classement des mes archives professionnelles ?

La première chose à faire est de s’organiser pour traiter le flux de documents entrants de la meilleure façon qui soit. Cependant, si votre entreprise a déjà quelques années d’existence, il se peut que vous crouliez déjà sous les documents à ranger. C’est bien normal, le nombre de papiers administratifs, documents juridiques, tickets de caisse ou documents commerciaux peut constituer un vrai obstacle et « rendre folle » toute personne en charge du classement.

Respecter le cycle de vie de chaque documents

Le cycle de vie d’un document peut se résumer en quatre étape clés : identification, stockage, accès, et destruction. Ces quatre étapes sont déterminantes et vous aideront dans la mise en place d’une méthodologie efficace pour archiver vos papiers administratifs.

Combien de temps conserver un document professionnel ?

Il est important de connaître la durée d’archivage de chaque documents de l’entreprise. Nous vous conseillons d’aller consulter cette page pour avoir les délais d’archivages officiels pour chaque documents professionnels.

Identification des documents

Avant de démarrer, vous devez identifier les principaux types de documents à archiver. Cette étape vous aidera à définir des règles de classements pour optimiser l’archivage des documents. Commencez donc par identifier et lister chaque types de documents : factures, contrats, clients, notes d’informations etc.. Cette étape prends beaucoup de temps, mais elle est cruciale et vous aidera par la suite. N’oubliez pas que de nombreux documents sont désormais dématérialisés. Une recherche approfondie dans les serveurs de l’entreprise et dans celles du cloud est probablement nécessaire.

Stocker les documents d’archives

L’erreur classique lorsque l’on archive les documents et de les empiler dans une pièce sombre et de faire appel à un stagiaire chaque année pour les classer. Il est proprement inutile d’essayer de stocker vos documents sans méthodes de rangement, car vous ne serez pas capable de les retrouver lorsque vous en aurez besoin.

Vous pouvez réaliser un plan d’archivage pour optimiser votre espace et son rangement. Un plan d’archivage efficace doit pouvoir vous aider pour :

  • ranger vos documents professionnels par famille
  • évaluer le volume de documents à trier chaque année
  • préciser combien de temps le document doit être conservé
  • rendre accessible chaque document facilement.
Archivage documents professionnel : prévoyez des clés usb et cartes SD

Espace de stockage : comment faire ?

Une fois votre plan effectué, vous devriez avoir une idée plus ou moins précise du volume de documents à ranger. Arrive alors le problème du stockage. De nombreuses entreprises n’ont pas toujours la place pour ranger leur documents professionnelles proprement. C’est un vrai problème qui peut-être résolu en passant par un prestataire de location de box. Louer un espace de stockage privé vous aidera à mieux classer vos documents et à ne pas vous laisser encombrer au bureau.

Vous devez impérativement vous munir d’outils pour classer vos archives. Il existe cela des fournitures de bureaux (classeurs), de racks de rangements, des boites en cartons et des petites étiquettes pour être le plus précis possible. Il est inutile de rentrer trop dans le détail, mais ajouter des informations minimales en fonction de votre nomenclature de classement me semble essentiel. Vous pouvez aussi utiliser des logiciels d’archivage pour vous aider.

Il est très important, lorsque vous ranger vos documents, de laisser un accès immédiat à chaque boite. Privilégiez les accès facile aux dossiers importants ou aux années en cours pour faciliter le rangement de chaque document.

Détruire les documents inutiles

Vous allez devoir faire le tri régulièrement pour conserver des archives pertinentes. Comme une bibliothèque qui se débarrasse d’ouvrages trop vieux, vous devez vous débarrassez des documents qui ne vont pas vous servir. Pour cela, vous pouvez utiliser des destructeurs de papiers qui vous faciliteront la vie.

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée.