Il est impératif de conserver ses documents professionnels pendant un certain nombre d’années. C’est la loi qui l’exige. Cela s’applique à toutes les entreprises, comme aux salariés. Vous devez être en mesure d’archiver les factures, bons de commandes ou autres documents officiels pour pouvoir les présenter en cas de besoin aux autorités fiscales. Loin d’être un jeu d’enfants, l’archivage des documents professionnels est une vraie galère qu’il faut savoir appréhender. Alors… comment optimiser l’archivage professionnel de ses documents d’entreprise ?
PLAN
Comment traiter le classement de mes archives professionnelles ?
La première chose à faire est de s’organiser pour traiter le flux de documents entrants de la meilleure façon qui soit. Cependant, si votre entreprise a déjà quelques années d’existence, il se peut que vous crouliez déjà sous les documents à ranger. C’est bien normal, le nombre de papiers administratifs, documents juridiques, tickets de caisse ou documents commerciaux peut constituer un obstacle de taille et « rendre folle » toute personne en charge du classement.
#Respecter le cycle de vie de chaque document
Bien entendu, chaque document ne se conservera pas pendant la même durée légale. Pour ne pas trop accumuler, il est conseiller de respecter la durée légale d’archivage de chaque document. Vous pouvez consulter cette page pour avoir les délais d’archivages officiels pour chaque document professionnel.
Le cycle de vie d’un document peut se résumer en quatre étapes clés : identification, stockage, accès, et destruction. Ces quatre étapes sont déterminantes et vous aideront dans la mise en place d’une méthodologie efficace pour archiver vos papiers administratifs.
Identification des documents
La première étape consiste à identifier les principaux types de documents à archiver afin de définir des règles de classements pour optimiser l’archivage des documents. N’oubliez pas que de nombreux documents sont désormais dématérialisés. Une recherche approfondie dans les serveurs de l’entreprise et dans celles du cloud est probablement nécessaire.
Classer chaque type de documents : factures, contrats, clients, notes d’information… pour vous y retrouver. Ça prend du temps, mais il s’agit d’une étape cruciale qui vous aidera par la suite.
Stocker les documents d’archives
L’erreur classique lorsque l’on archive les documents et de les empiler dans une pièce sombre et de faire appel à un stagiaire chaque année pour les classer. Il est proprement inutile d’essayer de stocker vos documents sans méthodes de rangement, car vous ne serez pas capable de les retrouver lorsque vous en aurez besoin.
Vous pouvez réaliser un plan d’archivage pour optimiser votre espace et son rangement. Un plan d’archivage efficace doit pouvoir vous aider pour :
- ranger vos documents professionnels par famille
- évaluer le volume de documents à trier chaque année
- préciser combien de temps le document doit être conservé
- rendre accessible chaque document facilement.
Espace de stockage : comment faire ?
Une fois votre plan effectué, vous devriez avoir une idée plus ou moins précise du volume de documents à ranger. Arrive alors le problème du stockage. De nombreuses entreprises n’ont pas toujours la place pour ranger leurs documents professionnelle proprement.
C’est un réel problème qui peut être résolu en passant par un prestataire de location de box. Louer un espace de stockage privé vous aidera à mieux classer vos documents et à ne pas vous laisser encombrer au bureau.
Vous devez impérativement vous munir d’outils pour classer vos archives. Il existe cela des fournitures de bureaux (classeurs), de racks de rangements, des boites en cartons et des petites étiquettes pour être le plus précis possible. Il est inutile de rentrer trop dans le détail, mais ajouter des informations minimales en fonction de votre nomenclature de classement me semble essentiel. Vous pouvez aussi utiliser des logiciels d’archivage pour vous aider.
Il est très important, lorsque vous ranger vos documents, de laisser un accès immédiat à chaque boite. Privilégiez les accès faciles aux dossiers importants ou aux années en cours pour faciliter le rangement de chaque document.
Détruire les documents inutiles
Vous allez devoir faire le tri régulièrement pour conserver des archives pertinentes. Comme une bibliothèque qui se débarrasse d’ouvrages trop vieux, vous devez vous débarrasser des documents qui ne vont pas vous servir. Pour cela, vous pouvez utiliser des destructeurs de papiers qui vous faciliteront la vie.
Jean est un passionné de comptabilité. Après ses études d’économies, il se lance dans l’univers du web pour partager ses connaissances. Il est actuellement éditeur et rédacteur en chef du magazine controledegestion.org
