Optimiser le calcul des frais de déplacements professionnels

Comment gérer le calcul des frais de déplacements professionnels ?

Les déplacements professionnelles, lorsqu’ils sont justifiés entraîneront des frais, souvent pris en charge par l’entreprise. Ces dépenses doivent être légitime dans le cadre d’une comptabilité. Chaque indemnité à rembourser va dépendre d’un certain nombre de critères. Ces derniers varient en fonction de la ville dans laquelle le salarié s’est rendu pour effectuer sa tâche.

Cet article vous aidera dans le calcul des frais de déplacements professionnels et vous indiquera quelques moyens pour mieux les gérer.

1— Les différents types de frais professionnels

Il existe différents types de frais professionnels en fonction de chaque situation géographique du salarié et du type de transport utilisé.

Frais de déplacement professionnel en fonction de la localisation

  • En métropole : Les montants qui doivent être reversés au salarié pour des missions qui sont faites en métropole sont définis dans la loi lBOI-BAREME-000035. Réévalués au terme d’une période de 3mois, ils diffèrent en fonction des villes situées à l’intérieur ou aux environs de la métropole.
  • En outre-mer : Les alinéas 1, 2 et 3 de l’arrêté du 3 juillet 2006 enseignent de manière succincte comment les indemnités doivent être calculées en République française. Le dit calcul dépend de plusieurs critères, mais surtout des villes dans lesquelles l’employé se rendra.

Ces coûts ne sont pas tous les mêmes sur tout le territoire français. Les DOM TOM par exemple ont une règle différente.(Martinique, Guadeloupe, Guyane, Mayotte ou encore dans la ville de Saint-Pierre-et-Miquelon.)

  • À l’étranger : Tirant sa source du même arrêté du 3 juillet 2006, ces sommes redevables par l’entreprise sont calculées selon les dispositions de l’annexe du dit arrêté. Ces « frais de déplacement professionnels » dépendent aussi de la nature du moyen de déplacement utilisé.

Frais de déplacement professionnel en fonction du moyen de transport

Plusieurs moyens de déplacement s’offrent à un salarié qui va en mission en dehors du siège de son entreprise. Cela aura une conséquence directe sur les justifications de frais de déplacements professionnels

  • Par voie terrestre : un salarié peut décider de se rendre à une réunion avec son propre véhicule. Il peut aussi (sous ordre de son supérieur hiérarchique) décider de faire appel à une compagnie de voiture (ex Uber ou taxi) qui l’accompagnera dans son parcours. Il peut aussi choisir les transports publics 
  • Par voie aérienne ou maritime : Il arrive aussi que le salarié partent en mission – ou qu’il soit sujet à justifier des frais de déplacement pour formation professionnelle – en prenant l’avion ou le bateau.

    Si les voyages sont fréquents, il est préférable de s’arranger avec une compagnie particulière qui lui assurera tous ses déplacements durant cette période pour obtenir de meilleurs tarifs.

Le voyage d’affaire est une vraie tannée pour le comptable

La justification des déplacements est une tannée pour l’employeur comme pour le salarié. Cette  corvée peut vous faire perdre beaucoup de temps si vous n’avez pas les bonnes méthodologies en place. Si votre comptable n’a pas le temps de gérer ce genre de choses, vous pouvez demander à des agences de voyages d’affaires spécialisées qui centraliseront tout ces éléments clés.

Pourquoi ces agences spécialisées sont intéressantes ?

Une agence de voyage d’affaire comme ctabusinesstravel.com peuvent vous aider à mieux gérer les frais de déplacements professionnels en France comme à l’étranger.

  • Trouver les meilleurs tarifs toute l’année : ces professionnels du voyage professionnels ont contractés des arrangements avec les principales compagnies et sont à même de vous trouver de bons tarifs dans la mesure ou vos besoins sont réguliers.
  • Centraliser les informations en vue du bilan comptable  : cela peut sembler bête, mais avoir toutes les informations centralisées à un même endroit en sachant ce que vous devez payer ou rembourser à vos salariés vous évitera des heures de calculs barbants.
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source pixabay

2— Quel remboursement peut demander le salarié ?

Le calcul des frais de déplacement professionnels donnera souvent lieu à un remboursement pour le salarié(tel que prescrit par la réglementation en vigueur). Cette opération de remboursements suppose  des pièces justificatives pour attester des dépenses faites par le salarié lors de son voyage.

Quelles pièces justificatives pour le voyages d’affaires ?

Différentes sortes de frais peuvent vous êtes rendus s’ils sont déclarés professionnels. Voici quelques exemples.

  • La réservation de vos billets de train
  • L’achat de vos billets d’avion
  • La réservation d’une chambre à coucher
  • La location d’un véhicule pour les courses

Si vous utilisez régulièrement un véhicule de location ou une voiture de fonction. les frais cités ci-dessous sont sujets à être remboursés :

  • Les frais d’entretien : tout ce qui concerne la prise en main de votre véhicule (visite technique, changement de pneus et bien d’autres)
  • Les frais de stationnement et de péage : si le salarié prouve à l’aide des différentes pièces qu’il a eu à faire des dépenses dans ce sciage.
  • Les coûts liés à l’achat d’un véhicule ou à la consommation d’essence
  • Les différents frais liés à la prime d’assurance annuelle.

En ce qui concerne les coûts liés à vos déplacements domicile-lieu de service, votre employeur a le devoir de vous venir en aide.

Auteur de l’article : Jean

Jean est un passionné de comptabilité. Après ses études d'économies, il se lance dans l'univers du web pour partager ses connaissances.

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