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Service SAP : Quels usages pour sa comptabilité ?

Un service SAP est une solution très populaire permettant la planification des ressources et de suivi commercial de l’entreprise. Cette typologie de solutions, classée sous le nom d’ERP est l’une des plus utilisées aujourd’hui. Une interface SAP permet donc aux organisations d’optimiser des fonctions commerciales essentielles telles que la comptabilité et les finances, la gestion des Ressources Humaines, la gestion des relations avec les fournisseurs ou même la gestion des performances de l’entreprise.


SAP : définition et utilisation

L’intégration et la fluidité des informations commerciales reste l’un des principaux défis que doivent relever les entreprises qui s’appuient sur SAP. Les services SAP sont des progiciels de gestion permettant d’intégrer des processus commerciaux complexes. Ils font partie de la grande famille des ERP. 

Historiquement, SAP est un système d’ERP (Enterprise Resource Planning) de la société SAP AG, Allemagne. Les softwares ERP sont utilisés dans les grandes ou moyennes entreprises pour intégrer les différents processus. Le terme est SAP est depuis tombé dans le langage courant, mais le système SAP appartient toujours à cette société.

Objectif d’une progiciel SAP

L’objectif d’un logiciel SAP est simple. Simplifier le processus commercial, harmoniser et centraliser le plus d’informations possible au même endroit pour tous. Chaque collaborateur aura un niveau d’accès privilégié à ces informations en fonction de sa mission au sein de l’entreprise.

Ainsi, un commercial aura toutes les infos nécessaires pour mieux démarcher ses clients, tandis qu’un technicien, un comptable ou même un contrôleur de gestion aura d’autres infos clés à sa disposition.

Mise en place du SAP : une harmonisation parfois complexe

La mise en place d’un progiciel SAP n’est pas sans poser quelques difficultés dans l’entreprise. En effet, la comptabilité SAP avec les autres logiciels n’est pas toujours évidente. Il existe, entre les applications SAP et les solutions externes (non SAP) quelques incompatibilités qui compliquent parfois l’automatisation des processus. Rassurez-vous, un développeur ou un technicien spécialisé SAP est en mesure de corriger ces bugs

Examinons maintenant, les scénarios d’intégration SAP les plus courants. Quels sont les intégrations typiques à réaliser et les divers outils pour utiliser les services SAP.

C’est quoi un service SAP ?

SAP est-il adapté à toutes les entreprises ?

Selon une étude récente d’Oxford Économique, vous devez savoir que pour plus de 35 % dirigeants de petites et moyennes entreprises, la croissance fait partie des trois priorités stratégiques de l’entreprise. SAP peut être un des leviers pour y parvenir plus facilement.

Pour autant, toutes les entreprises n’ont pas forcément les mêmes besoins, car soyons franc, même si SAP est facile à prendre en main, il demande malgré tout une certaine connaissance en compatibilité.

Lorsqu’on se lance dans l’entreprenariat, nous n’avons pas toutes et tous les moyens de passer par un cabinet comptable. C’est d’ailleurs de plus en plus le cas, depuis que l’État a mis en place le statut de micro entreprise (anciennement appelé auto entrepreneur). Ce statut ne collectant pas la TVA, c’est alors beaucoup plus simple à gérer. Dans ce cas, vous n’aurez donc pas forcément besoin d’utiliser SAP.

Pour autant, une micro entreprise a tout de même besoin d’un bon logiciel de gestion pour faire
:

  • Ses devis
  • Ses factures (et les relancer le cas échéant)
  • Gérer son fichier client
  • Déclarer son chiffre d’affaires auprès de l’URSSAF et également auprès des impôts

Sachez que toutes ces options sont disponibles sur ce site internet. Nous vous conseillons fortement d’y jeter un coup d’œil, pour lancer votre entreprise sur de bons rails.

Le système SAP est-il seulement destiné à la comptabilité ?

Les principales fonctionnalités d’un progiciel SAP sont la bonne gestion et centralisation des données financières de l’entreprise. La mise en place d’un tel système facilitera la vie aux gestionnaires en charge de la comptabilité et du reporting des données.

Voici quelques utilisations courantes du SAP

  • Déclarer les données d’exploitation
  • Analyser les données financières.
  • Tenir une comptabilité à jour avec des données valides
  • Gérer la facturation client
  • Suivre les encours client de facturation
  • Analyser les créances et les dettes
  • Suivre la performance globale de l’entreprise et sa rentabilité

Quels sont les sont progiciels SAP populaires ?

Il existe des logiciels SAP populaires sur leurs marchés. Voici les 5 modules SAP très utilisés par les entreprises que vous croiserez forcément dans votre recherche de SAP.

  • SAP S/4HANA : crée en 2015. Cet ERP populaire est principalement dédié à la comptabilité analytique
  • SAP ECC FI (Comptabilité financière)
  • SAP SCM (Gestion de la chaîne d’approvisionnement)
  • SAP HCM (Gestion du capital humain) …
  • SAP BI (Business Intelligence)
Pourquoi utiliser un service SAP ?

Exemples d’utilisation de l’intégration d’un service SAP

Bien qu’il existe de nombreux cas d’utilisation potentiels pour l’intégration des applications SAP, nous nous concentrerons sur les trois scénarios les plus courants :

  1. l’intégration de la GRC (Gestion Relation Client)
  2. l’intégration des fournisseurs
  3. l’intégration avec des systèmes de commandes d’achat de tiers.

1. Intégration avec des applications de gestion de la relation client

Il s’agit peut-être du scénario d’intégration SAP le plus courant. Les entreprises ont souvent besoin de synchroniser les données clients entre leurs systèmes ERP et CRM, tels que SAP et Salesforce.

Exemple A : un vendeur amène un nouveau client/ Il sera important d’obtenir des informations pour l’équipe financière ou d’autres fonctions commerciales gérées par SAP. Cela garantit une synchronisation des données en temps réel entre les systèmes et cela accroît la souplesse globale de l’entreprise.

2. Intégration avec les systèmes des fournisseurs

L’intégration de SAP et des systèmes des fournisseurs est un autre scénario courant. Intégrer en amont un fournisseur au système d’information de l’entreprise permet de gagner du temps et de centraliser le maximum d’informations sur celui-ci afin de constituer un historique pertinent qui servira à tous.

Exemple B : une demande d’achat pour un composant ou une matière première est créée dans SAP. La demande doit être envoyée à tous les fournisseurs possibles pour obtenir les meilleurs prix. Ces fournisseurs répondent alors à la demande par des devis, qui sont renvoyés vers le service SAP pour un traitement ultérieur. Pour rationaliser le processus, SAP doit être intégré aux systèmes externes de ces fournisseurs.

3. Intégration avec les systèmes de commandes d’achat de tiers

L’intégration entre SAP et les systèmes de commandes d’achat de tiers est également un cas d’utilisation courant.

Exemple C : l’intégration avec des systèmes de commande de tiers permet de transmettre immédiatement de nouvelles commandes et de les rendre disponibles dans SAP.

Outils et technologies d’intégration de SAP

Il existe un certain nombre d’outils  d’intégration SAP. Ils permettent de connecter les applications SAP et  les autres systèmes externes.

  • Les documents intermédiaires (IDocs) : Les IDocs sont un format de données standard défini par SAP utilisé pour échanger des informations entre les applications SAP et non SAP. Il est généralement utilisé pour transférer des données dans et hors du système SAP.
  • Interfaces de programmation d’applications commerciales (BAPI) : Les BAPI sont des interfaces définies qui peuvent être utilisées par des applications SAP et non-SAP. Les BAPI sont généralement utilisées dans des scénarios de communication bidirectionnelle, fournissant un accès aux processus et aux données. Il existe des centaines de BAPI disponibles, qui offrent un large éventail de fonctions pour l’intégration d’applications SAP.
  • Connecteur Java SAP (JCo) : JCo est un composant middleware qui permet de développer des composants et des applications compatibles avec SAP en Java. JCo est devenu très répandu dans les environnements SAP car il s’agit d’un composant nécessaire pour les développeurs Java qui doivent s’intégrer à SAP.
SAP Service
SAP Service / Photo Alesia Kazantceva on Unsplash

Le système SAP est-il facile à apprendre ?

SAP est maîtrisable, mais demande de fortes compétences quant à son installation, son suivi et sa mise en place.Le système SAP se compose d’une série de modules entièrement intégrés, couvrant pratiquement tous les aspects de la gestion d’entreprise. Ces modules demandent forcément de bonnes compétences informatique de départ et une formation adéquate pour être utilisés correctement.

Vous trouverez de nombreuses formations au logiciel SAP. L’éditeur officiel propose d’ailleurs quelques formations débutants SAP qui sont gratuites et idéales pour vous former.

  • Opensap.com : un MOOC d’entreprise qui s’appuie sur des concepts d’apprentissage reconnus, notamment la “gamification”. Vous aurez aussi accès à des forums de discussion en anglais pour interagir avec des pairs et des experts.

Vous aurez également la possibilité d’obtenir des formations SAP pour valider vos acquis. Vous trouverez aussi de nombreux prestataires privés capables de vous former sur SAP.

SOURCES

Crédits image : Pixabay

Auteur de l’article : Jean

Jean est un passionné de comptabilité. Après ses études d'économies, il se lance dans l'univers du web pour partager ses connaissances.

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