Bien que les échanges entre individus se fassent des plus en plus de façon dématérialisée, l’envoi de documents par voie postale occupe encore une place importante. En effet, pour les documents officiels et notamment ceux des entreprises, il est souvent nécessaire de passer par la poste et le courrier reste l’outil le plus efficace. Il est alors essentiel de choisir la bonne enveloppe pour que vos documents arrivent à bon port de la manière la plus sécurisée possible. Mais comment choisir la bonne enveloppe pour vos documents professionnels ? Réponses ici !
Comment choisir la bonne enveloppe ?
Vous le savez certainement, il existe des dizaines de types d’enveloppes différentes. Il y a les enveloppes à soufflet, celles à fenêtres, celles transparentes ou encore les simples et classiques toute blanches. Comment bien choisir son enveloppe lorsqu’on envoie des documents importants et volumineux ? Nous vous aidons dans votre choix.
La taille des documents à envoyer
La première chose à prendre en considération dans votre recherche d’enveloppes pour vos documents professionnels est la taille (hauteur et largeur de vos documents). En effet, vous n’allez pas forcément vous tourner vers la même enveloppe si vous envoyez des documents en 21×29,7 ou des documents plus volumineux.
Aussi, autre point très important, en plus des dimensions hauteur et largeur, il y a l’épaisseur qui va entrer en considération. Là, vous aurez besoin d’enveloppes beaucoup plus résistantes, et larges, pour pouvoir supporter des documents de plusieurs centimètres d’épaisseurs.
Les enveloppes à soufflet sont souvent à privilégier dans le cas de documents volumineux.
Le besoin de sécurité
Comme nous l’avons dit en introduction, même en 2019, de nombreux documents sont encore envoyés par la Poste. Bien souvent, il s’agit de contrats et donc de documents qui doivent impérativement rester secrets.
Lors du choix de votre enveloppe, il est alors très important de prendre en considération le niveau de confidentialité du document. Plus le document est important et doit rester secret, plus l’enveloppe devra être de qualité et parfaitement scellée.
Nous vous déconseillons donc d’utiliser une enveloppe transparente si vous envoyez un contrat qui doit rester totalement confidentiel.
De même, la matière de l’enveloppe aura son importance. Une enveloppe très fine peut assez facilement se déchirer tandis qu’une enveloppe en carton rigide sera beaucoup plus solide.
La tarification
Troisième et dernier critère à prendre en compte dans le choix de votre enveloppe pour envoyer vos documents professionnels via la poste, la tarification est bien évidemment quelque chose que vous n’allez pas négliger.
Certes, il ne s’agit pas d’un budget énorme, mais certaines enveloppes de qualité, même à vide, peuvent coûter presque 1€. Si vous n’avez qu’une seule lettre à envoyer, pas de problème, cela ne va pas vous tuer. Mais si vous en commandez en stock pour toute l’année pour votre entreprise, cela peut très rapidement constituer un budget conséquent. L’astuce consiste alors à commander en gros.
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Bien souvent, le prix unitaire est dégressif par rapport à la quantité. Plus vous en achetez, plus le coût unitaire descend. Si vous savez que vous allez avoir besoin de beaucoup d’enveloppes pour envoyer vos documents officiels, pensez à commander tout d’un coup en début d’année plutôt que de commander plusieurs fois par an. Ainsi, vous obtiendrez les meilleurs prix.
Jean est un passionné de comptabilité. Après ses études d’économies, il se lance dans l’univers du web pour partager ses connaissances. Il est actuellement éditeur et rédacteur en chef du magazine controledegestion.org
