Comptabilité des VTC : opérations et enregistrement comptables

En sa qualité d’artisan, le chauffeur VTC (voiture de transport avec chauffeur) a les mêmes obligations au niveau comptable que n’importe quelle entreprise, selon s’il est en entreprise individuelle ou en société. Il existe cependant quelques spécificités propres à la comptabilité VTC.

Nous allons voir dans cet article en quoi consistent ces obligations des chauffeurs VTC et quelles sont les particularités de cette activité. Nous verrons aussi comment effectuer l’enregistrement de chaque opération de la comptabilité des VTC.

Les obligations comptables d’une entreprise de VTC

Le type de comptabilité que doit tenir un chauffeur VTC dépend essentiellement de son statut juridique.

Lorsqu’il exerce en nom propre c’est-à-dire qu’il est soit entrepreneur individuel, soit micro-entrepreneur, la comptabilité est simplifiée voire ultra-simplifiée.

• En micro-entreprise : il lui sera demandé de noter les mouvements d’entrée et de sortie d’argent chronologiquement, de conserver les justificatifs d’achat et de posséder un compte en banque dédié uniquement à son activité. A noter que si les recettes sont inférieures à 76 euros et qu’elles font l’objet d’un paiement comptant, le micro-entrepreneur peut les comptabiliser de manière globale en fin de journée. Cela s’applique aussi bien pour la micro entreprise que pour l’auto entreprise.

• L’entreprise individuelle : le chauffeur VTC devra fournir un bilan et un compte de résultat présentés selon la forme abrégée du Plan Comptable Général. Il lui faudra alors tenir une comptabilité conforme en passant par un comptable ou en la tenant soi-même à l’aide d’un logiciel comptable agréé.

• En société (EURL, SARL, SASU, SAS, EIRL) : l’entreprise de VTC doit enregistrer chronologiquement dans des journaux comptables toutes ses opérations courantes et effectuer les travaux de fin d’exercice pour établir les comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe abrégée).

Elle a cependant la possibilité, si son chiffre d’affaires ne dépassent pas 247 000 € HT et si elle ne dépend pas du régime normal d’imposition, de bénéficier d’une comptabilité super-simplifiée dite de trésorerie.

Comptabilité VTC & enregistrements comptables

Chaque activité possède ses propres spécificités. L’enregistrement en comptabilité est toujours légèrement différent d’une entreprise à une autre. En ce qui concerne le secteur du VTC, les frais à comptabiliser concerneront plutôt les dépenses comme le carburant, les entretiens et les réparations des véhicules, les assurances, les taxes diverses ou encore les frais d’immatriculation.

Comptabilisation des dépenses de carburant stocké et non stocké pour une entreprise de VTC

Lorsque le carburant est stocké, l’entreprise de chauffeur VTC à l’obligation de le faire figurer dans sa comptabilité sous le forme d’un enregistrement comptable adéquat. Voici l’opération à prévoir :

Si le carburant n’est pas stocké par la société de VTC, l’enregistrement comptable s’effectue autrement. Ci-après les détails de l’opération :

Régularisation en fin d’exercice (sur carburant VTC)

Il est fréquent que l’entreprise de VTC n’utilise pas tout son carburant dans l’année. Il faut dans ce cas veiller à régulariser en fin d’exercice, en l’incluant dans les stocks si le carburant est stocké ou en utilisant le compte 486 : charges constatées d’avance, s’il ne l’est pas. L’écriture se présentera alors comme suit :

Frais de formation VTC : comptabilisation

Une entreprise peut souhaiter faire passer une formation chauffeur VTC à ses chauffeurs pour améliorer le niveau de qualité de ses prestations. Dans ce cas, il faudra comptabiliser l’opération suivante :

Comptabiliser les entretiens et petites réparations

L’enregistrement comptable des entretiens périodiques des véhicules ainsi que des petites réparations, se fait de la manière suivante : on débite les comptes 6155 (Entretien et réparations sur biens mobiliers) et 44566 et on crédite le compte 401. Lorsque les réparations sont importantes et augmentent la durée de vie du véhicule, les dépenses doivent être immobilisées dans un compte de la classe 2.

Comptabiliser les frais et primes d’assurances d’un chauffeur VTC

Exercer le métier de chauffeur VTC impose de souscrire une assurance véhicule. C’est une dépense qu’il faut comptabiliser. Dans le cadre de la comptabilisation de l’assurance d’un véhicule VTC, on débite le compte 6163 (Prime d’assurance-transport) et on créditera le compte 401 Fournisseurs comme suit :

A noter que les primes d’assurance constituent souvent des charges constatées d’avance à enregistrer à la clôture de l’exercice.

VTC : taxes et frais divers (malux écologique et carte grise)

Pour les taxes telles que le malus écologique ou les frais de carte grise, on débite le compte 6354 : Droits d’enregistrement et de timbre et on crédite le compte 447 : Autres impôts, taxes et versements assimilés

Fiscalement, le malus écologique est une charge directement déductible mais l’entreprise peut choisir de l’immobiliser. La carte grise est fournie lorsque l’entreprise est propriétaire de ses véhicules.

Comptabilisation VTC : redevances de crédit-bail ou de loyers

Pour réaliser l’enregistrement des redevances de crédit-bail ou de loyers, il faudra débiter le compte 6122 : Redevances de crédit-bail mobilier ou le compte 6135 : Locations mobilières ainsi que le compte de TVA 44566 et créditer le compte 401

Dans le cas où l’entreprise n’est pas propriétaire de ses véhicules, la redevance ou le loyer sont à enregistrer tous les mois (ou trimestre, ou année) et il faut comptabiliser en charges constatées d’avance les sommes facturées non réglées en fin d’année.

Constater les frais d’immatriculation au registre des VTC

Les frais d’immatriculation au registre des VTC (voitures de transport avec chauffeur) sont des coûts liés à l’enregistrement d’une entreprise de VTC auprès des autorités locales ou nationales. Ces frais peuvent inclure des coûts administratifs, de vérification de l’entreprise et de vérification des conducteurs, ainsi que des frais d’inscription annuels pour maintenir l’inscription dans le registre. Le montant des frais d’immatriculation peut varier en fonction de la région et des autorités compétentes.

L’enregistrement des frais d’immatriculation au registre des VTC se fera de la façon suivante :

Comptabilisation des vignettes pour chauffeur VTC

Pour comptabiliser la vignette obligatoire des VTC, on débite le compte 6354 et on crédite le compte 401 :

La vignette Crit’Air permet de circuler dans les grandes villes pendant les pics de pollution mais elle va certainement se généraliser avec les prochaines normes écologiques en vigueur. Pour la vignette Crit’Air : – on débite le compte 6378 : Taxes diverses et on crédite le compte 447 :

Comptabiliser les commissions des plateformes de réservation

Les plateformes de type Uber se rémunèrent sur la base de commissions prises par courses VTC. La plupart des chauffeurs VTC sont affiliés à une ou plusieurs plateformes de réservations qui prélèvent des commissions pour ses services. Ces frais doivent être comptabilisés de la manière qui suit : on débite le compte 6222 : Commissions et courtages sur ventes et le compte 44566 puis on crédite le compte 401

Comptabiliser l’achat du véhicule VTC

Les dépenses les plus importantes comme l’achat de véhicule sont immobilisées en débitant, dans ce cas précis, le compte 2182 : Matériel de transport ainsi que le compte 44562 : TVA déductible sur immobilisation et en créditant le compte 404 : Fournisseurs d’immobilisations.

SOURCES IMAGES :
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Nadine GUEIBE

Rédactrice et comptable dans la vie, j’exerce une activité à mon compte et j’accompagne de nombreuses entreprises au quotidien. J’apporte mon expertise sur controledegestion.org