Tout le monde n’est pas toujours d’accord lorsqu’un projet est porté par une équipe. Il est bien normal que les opinions divergent et se confrontent. Si les différents points de vue peuvent être une source de richesse et de créativité, elles peuvent aussi apporter leurs lots d’incertitudes et créer des conflits parfois contre-productifs. Comment gérer cet aspect dans un projet de gestion soutenu par la méthodologie PMP ?
Nous explorerons dans cet article, les meilleures pratiques pour la gestion des parties prenantes d’un projet de gestion géré en méthodologie PMP.
Gestion en PMP & parties prenantes : définition
Avant de démarrer cet article, il est important de se souvenir des bases et d’expliquer quelques notions fondamentales ! Comme pour les méthodes agiles ou scrum, il est important de comprendre quelques notions essentielles pour évaluer la portée d’une méthodologie. Voyons une courte définition de ce qu’est qu’un projet PMP et une explication sur les parties prenantes
Gestion de projet en PMP : définitions
La gestion de projet en PMP fait référence à la méthodologie de gestion de projet développée par le Project Management Institute (PMI), une organisation professionnelle qui fournit des normes, des certifications et des outils pour les professionnels de la gestion de projet.
Le Project Management Professional (PMP) est une certification délivrée par le PMI qui reconnaît les compétences et les connaissances en gestion de projet selon la méthodologie PMP. Si cette méthodologie vous intéresse, sachez que certains organismes comme en France comme skills4all.com proposent des formations autour de la gestion de projet en PMP.
La méthodologie PMP se compose de cinq groupes de processus de gestion de projet :
- l’initiation
- la planification
- l’exécution
- le suivi et le contrôle
- la clôture
Chaque groupe de processus est subdivisé en différentes phases, étapes et activités spécifiques pour garantir la réussite du projet.
Parties prenantes : explications
Les parties prenantes correspondent à toutes les personnes ou les groupes qui sont directement ou indirectement affectés par le projet, et ils peuvent avoir des intérêts différents et parfois contradictoires. C’est pour cela qu’un bonne gestion des avis est indispensable lors de la gestion du projet.
Avantages de cette méthodes et ces bonnes pratiques
La mise en place de ces bonnes pratiques de gestion des parties prenantes permet d’optimiser le déroulement de votre projet sur plusieurs aspects. Voyons lesquels.
- Plus de satisfaction : les chefs de projet peuvent s’assurer que toutes les parties prenantes sont satisfaites, leurs attentes sont gérées efficacement et leur niveau d’influence est pris en compte tout au long du projet.
- Moins de risques et de conflits : minimiser les risques de conflits et à maximiser les chances de succès pour le projet.
- Meilleure communication : du point de vue de la gestion de projet, une communication régulière, des relations positives, une gestion des attentes, un plan de gestion des parties prenantes et une évaluation de la satisfaction des parties prenantes sont des pratiques clés pour assurer une gestion efficace des parties prenantes.
- Plus de rentabilité : du point de vue comptable, la gestion des parties prenantes peut avoir un impact direct sur les coûts du projet. Les retards dus à des conflits ou à une mauvaise gestion des parties prenantes peuvent entraîner des dépassements de budget, des frais supplémentaires et des retards de paiement.
- Améliore la réputation globale de l’entreprise : la gestion des parties prenantes peut aider à améliorer la réputation de l’entreprise, à renforcer les relations avec les partenaires commerciaux et à renforcer la confiance des actionnaires. C’est aussi bénéfique pour la marque employeur de l’organisation.
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Quelles sont les étapes pour une bonne gestion d’un projet en PMP ?
Voyons désormais comment mettre en place cette méthodologie PMP et les étapes clés à respecter pour une bonne gestion d’un projet (selon le site skills4all.com spécialiste en formation en ligne)
Étape 1 : identifier les parties prenantes
La première étape de la gestion des parties prenantes est d’identifier toutes les parties prenantes potentielles. Cela peut inclure les clients, les utilisateurs finaux, les partenaires commerciaux, les régulateurs, les fournisseurs, les employés, les actionnaires, etc.
Une fois que toutes les parties prenantes ont été identifiées, il est important de comprendre leurs attentes, leurs intérêts et leur niveau d’influence sur le projet.
Étape 2 : établir une communication régulière
La communication est la clé pour gérer les parties prenantes dans les projets avec PMP. Il est important d’établir une communication régulière avec toutes les parties prenantes pour comprendre leurs préoccupations, partager des informations pertinentes sur le projet et répondre à leurs questions.
Les outils de communication tels que les réunions régulières, les rapports d’avancement, les bulletins d’information et les plateformes de collaboration peuvent aider à maintenir une communication efficace. Il existe une multitude d’outils en ligne gratuits souvent en version freemium à découvrir
Étape 3 : établir des relations positives
Il est important d’établir des relations positives avec toutes les parties prenantes dans un projet. Les parties prenantes qui ont une bonne relation avec le chef de projet sont plus susceptibles de soutenir le projet et d’aider à résoudre les problèmes.
Il est important d’être attentif aux besoins et aux préoccupations de chaque partie prenante et de travailler à maintenir une relation positive tout au long du projet.
Étape 4 : gérer les attentes
La gestion des attentes est cruciale pour gérer les parties prenantes dans les projets avec PMP. Il est important de s’assurer que les attentes des parties prenantes sont réalistes et qu’elles sont conformes aux objectifs du projet.
Si les attentes des parties prenantes ne peuvent pas être satisfaites, il est important de communiquer clairement les raisons et de travailler à trouver des solutions alternatives.
Étape 5 : établir un plan de gestion des parties prenantes
Un plan de gestion des parties prenantes peut aider à assurer que les parties prenantes sont gérées de manière efficace tout au long du projet. Le plan doit identifier les parties prenantes, leurs attentes, leur niveau d’influence et leur rôle dans le projet.
Il doit également inclure une stratégie de communication, des activités pour gérer les attentes, une stratégie de gestion des risques et des mesures pour évaluer la satisfaction des parties prenantes.
Étape 6 : évaluer la satisfaction des parties prenantes
Il est important d’évaluer la satisfaction des parties prenantes tout au long du projet. Les commentaires des parties prenantes peuvent aider à identifier les problèmes potentiels et à améliorer les relations avec les parties prenantes.
Conclusion : la gestion des parties prenantes est essentielle pour la réussite de tout projet. En utilisant ces bonnes pratiques de gestion des parties prenantes, les chefs de projets peuvent s’assurer que toutes les parties prenantes sont satisfaites, leurs attentes sont gérées efficacement et leur niveau d’influence est pris en compte tout au long du projet.
Jean est un passionné de comptabilité. Après ses études d’économies, il se lance dans l’univers du web pour partager ses connaissances. Il est actuellement éditeur et rédacteur en chef du magazine controledegestion.org