Une note de frais pour association est un document qui permet de rembourser un bénévole ou un salarié pour des dépenses engagées dans l’intérêt de l’association. Sur le plan comptable, chaque note de frais validée doit être enregistrée comme une charge (compte de classe 6) contre un compte de tiers, après validation par un dirigeant ou le trésorier.
Gérer correctement les notes de frais d’une association loi 1901, ce n’est pas seulement collecter des justificatifs. C’est aussi mettre en place un circuit de validation clair (bénévole, président, trésorier), appliquer les règles de remboursement (frais réels ou forfaitaires) et passer la bonne écriture comptable dans le journal, avec les bons comptes du plan comptable associatif.
Qu’est-ce qu’une note de frais en association ?
Une note de frais en association est un document récapitulatif qui liste les dépenses engagées par une personne (bénévole, dirigeant, éventuellement salarié) pour le compte de l’association, afin de permettre leur remboursement. Pour être remboursable, chaque dépense doit être réelle, justifiée, effectuée dans l’intérêt de l’association et d’un montant raisonnable au regard de l’activité.
Dans une association loi 1901, les notes de frais concernent principalement les bénévoles : déplacements pour une manifestation, achat de fournitures, hébergement lors d’un événement, repas, etc. Le principe est simple : le bénévole avance la dépense, l’association la lui rembourse ensuite sur présentation de la note de frais et de ses justificatifs.
Pour éviter tout risque de requalification en salaire déguisé par l’URSSAF ou l’administration fiscale, trois conditions doivent être systématiquement respectées :
- Dépenses réelles : la mission doit avoir été réellement accomplie, pas de frais « fictifs ».
- Dépenses justifiées : facture, ticket de caisse, reçu, attestation… selon la nature de la dépense.
- Dépenses proportionnées : le montant doit rester raisonnable au regard de l’activité bénévole.
En cas de contrôle, l’association doit pouvoir démontrer que les remboursements correspondent à des notes de frais association régulières, et non à une forme de rémunération déguisée.
Les mentions obligatoires de la note de frais
Pour sécuriser vos remboursements, chaque note de frais devrait au minimum comporter les éléments suivants :
| Mention | Contenu attendu |
|---|---|
| Identité du demandeur | Nom, prénom, fonction (bénévole, membre du bureau, salarié…) |
| Date de la dépense | Jour, mois, année de chaque dépense |
| Nature de la dépense | Transport, frais kilométriques, repas, hébergement, achat de matériel… |
| Montant | Montant TTC, éventuellement distinction HT / TVA si l’association est assujettie |
| Moyen de paiement | Espèces, carte bancaire, chèque… |
| Lien avec la mission | Objet ou description de la mission associative concernée |
| Justificatif joint | Référence du ticket, de la facture, de la réservation, etc. |
Un modèle standardisé (papier ou Excel) facilite le travail du trésorier et rassure en cas de contrôle.
Le circuit de validation de la note de frais
Le circuit de validation d’une note de frais est aussi important que l’écriture comptable. Une note de frais association bien comptabilisée mais mal validée peut être remise en cause lors d’un contrôle URSSAF ou fiscal.
En pratique, un circuit simple mais robuste peut être mis en place :
- Le bénévole ou le membre remplit une note de frais, joint tous les justificatifs originaux et signe.
- Le trésorier (ou la personne en charge de la comptabilité) vérifie :
- la présence des justificatifs,
- la cohérence des montants,
- le lien avec l’objet social de l’association,
- le respect éventuel d’une politique interne de remboursement.
- Le président ou une autre personne habilitée donne un visa de validation (signature « bon à payer »).
- Le trésorier effectue le paiement (virement, chèque…) et enregistre l’écriture comptable.
Idéalement, ces règles sont formalisées dans une politique de remboursement intégrée au règlement intérieur ou validée par le conseil d’administration : plafonds de remboursement, types de dépenses acceptées, délais de dépôt des notes de frais, etc.
Séparer validation et règlement : un principe de contrôle interne
Pour renforcer le contrôle interne, il est recommandé que :
- la validation des notes de frais (signature de bon à payer) soit assurée par le président ou un membre du bureau,
- le règlement et la comptabilisation soient assurés par le trésorier.
Cette séparation des rôles réduit les risques d’erreurs ou d’abus et montre à l’administration que l’association prend au sérieux la gestion de ses fonds.
Comptabiliser une note de frais d’association
Comptabiliser une note de frais d’association consiste à enregistrer la charge dans le bon compte de classe 6 et à constater la dette de l’association envers la personne remboursée dans un compte de tiers (classe 4). C’est cette étape qui assure la traçabilité et la fiabilité des comptes de l’association.
Dans la plupart des associations, on retrouve les comptes suivants pour la comptabilisation des notes de frais :
- 606 « Achats non stockés de matières et fournitures »
Pour les achats de petit matériel, fournitures, consommables, etc. - 608 « Frais accessoires incorporés au coût d’achat »
Éventuellement pour certains frais annexes liés à des achats. - 625 « Déplacements, missions et réceptions »
Pour les billets de train, d’avion, hôtels, taxis, repas, indemnités kilométriques… - 421 « Personnel – Rémunérations dues »
Si le remboursement concerne un salarié de l’association. - 467 « Autres comptes débiteurs ou créditeurs »
Utilisé comme compte de passage pour les bénévoles, dirigeants ou membres.
Selon la nature de la dépense et le statut de la personne remboursée (bénévole ou salarié), on combinera ces comptes dans une écriture comptable simple.
Pour les associations qui gèrent un volume important de remboursements, un outil dédié peut automatiser la comptabilisation des notes de frais associatives en générant directement les écritures correspondantes dans le journal comptable.
L’écriture comptable type
Prenons un exemple simple : un bénévole avance 80 € de frais de déplacement (train) pour participer à une réunion organisée par l’association. L’association ne récupère pas la TVA.
Étape 1 : enregistrement de la charge et de la dette envers le bénévole
| Compte | Intitulé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 625 | Déplacements, missions | 80 € | |
| 467 | Autres comptes débiteurs ou créditeurs (bénévole X) | 80 € |
On enregistre la charge en 625 et la dette envers le bénévole dans le compte 467.
Si l’association était assujettie à la TVA sur ce type de dépense, on pourrait avoir une écriture de ce type (montants à adapter) :
| Compte | Intitulé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 625 | Déplacements, missions | 66,67 € | |
| 44566 | TVA déductible sur autres biens et services | 13,33 € | |
| 467 | Autres comptes débiteurs ou créditeurs (bénévole X) | 80 € |
Étape 2 : règlement de la note de frais au bénévole
Lors du paiement par virement ou chèque :
| Compte | Intitulé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 467 | Autres comptes débiteurs ou créditeurs (bénévole X) | 80 € | |
| 512 | Banque | 80 € |
Le compte 467 est soldé, la dette envers le bénévole disparaît, et le compte 512 constate la sortie de trésorerie.
Cas particulier des remboursements à un salarié
Si c’est un salarié de l’association qui se fait rembourser une note de frais professionnelle, certains choisissent de passer la dette dans le compte 421 – Personnel – Rémunérations dues, notamment lorsque le remboursement est intégré à la paie :
- Débit : 625 / 606 selon la nature de la dépense
- Crédit : 421 pour le montant à rembourser
Le règlement interviendra ensuite via la paie ou un virement séparé.
Cas particulier des frais kilométriques
Les frais kilométriques association concernent l’utilisation du véhicule personnel d’un bénévole ou d’un salarié pour une mission associative (réunion, événement, livraison de matériel, etc.). L’association peut :
- rembourser sur la base du barème kilométrique publié chaque année par l’administration,
- ou rembourser aux frais réels (plus rare en pratique pour les bénévoles).
Sur le plan comptable, le schéma reste le même :
- Constatation de la charge en 625 :
| Compte | Intitulé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 625 | Déplacements, missions (indemnités kilométriques) | Montant calculé selon le barème | |
| 467 ou 421 | Bénévole X ou salarié X | Même montant |
- Règlement au bénévole ou au salarié :
| Compte | Intitulé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 467 ou 421 | Bénévole X ou salarié X | Montant | |
| 512 | Banque | Montant |
L’important est de conserver, avec la note de frais, le détail du calcul : nombre de kilomètres, type de véhicule, barème appliqué et trajet effectué. En cas de contrôle, cela permet de démontrer que les frais kilométriques association sont évalués selon les règles administratives.
L’abandon de frais (reçu fiscal et réduction d’impôt)
Un bénévole peut décider de ne pas se faire rembourser ses notes de frais et d’opter pour l’abandon de frais au profit de l’association. Dans ce cas, les dépenses engagées sont assimilées à un don, ouvrant droit, sous conditions, à une réduction d’impôt sur le revenu (article 200 du CGI).
Le mécanisme est le suivant :
- Le bénévole remplit une note de frais comme pour un remboursement classique, avec tous les justificatifs.
- Il signe une mention par laquelle il renonce expressément au remboursement.
- L’association peut alors lui délivrer un reçu fiscal pour le montant des frais engagés et abandonnés.
Sur le plan comptable, l’association enregistre la charge (625, 606, etc.) mais n’enregistre pas de dette envers le bénévole (le compte 467 n’est pas utilisé ou est immédiatement soldé). Ce dispositif doit être utilisé avec rigueur : note de frais complète, justificatifs détaillés, procédure interne écrite.
Jean est un passionné de comptabilité. Après ses études d’économies, il se lance dans l’univers du web pour partager ses connaissances. Il est actuellement éditeur et rédacteur en chef du magazine controledegestion.org
