compte 401 fournisseurs comptabilité

Quand utiliser le compte 401 fournisseurs ?

L’activité d’une entreprise dégage des flux. D’un côté, des flux monétaires ou flux de trésorerie, de l’autre, des flux réels ou flux physiques.

Parmi les flux monétaires, on distingue :

  • les recettes (flux entrants) : elles proviennent essentiellement des paiements effectués par les clients
  • les dépenses (flux sortants) : elles servent à payer les fournisseurs, les salariés, les impôts, etc.

Les recettes comme les dépenses doivent figurer dans un compte de trésorerie, soit caisse (530), soit banque (512).

En contrepartie se trouvent les flux réels, constitués par des biens ou des prestations de services.

  • Les flux réels de sortie sont la contrepartie des recettes : ventes de marchandises, de produits finis ou prestations de services rendus à la clientèle.
  • Les flux réels d’entrée sont la contrepartie des dépenses : les acquisitions de marchandises, matières premières, équipements… ou prestations de services reçus par l’entreprise.

Le compte 401 fournisseurs qui nous intéresse intervient dans les flux réels d’entrée.

Les flux réels d’entrée

Parmi les entrées de biens et de services, on distingue deux catégories :

  • les charges,
  • les acquisitions d’immobilisations.

Les charges

Les charges représentent la valeur des biens et services concernant, soit des biens destinés à être revendus en l’état (achats de marchandises), soit des biens ou services consommés par l’entreprise à l’occasion de ses activités de production et de vente (achat de fournitures de bureau, de matières premières, services rendus par les entreprises extérieures, salaires…).

Les acquisitions d’immobilisations

Les immobilisations sont des biens durables, destinés à rester dans l’entreprise et à participer au fonctionnement de celle-ci. Il s’agit, par exemple, du fonds de commerce, du mobilier, de l’agencement, du matériel, etc.

Que ce soit pour acheter de la marchandise, des petites fournitures, un bien durable ou encore recourir aux services d’une agence de publicité ou de transport, l’entreprise va s’adresser à des fournisseurs.

Il y a deux façons d’enregistrer un achat selon si celui-ci est effectué au comptant ou à crédit.

Les opérations au comptant

Le paiement d’une opération au comptant est une sortie d’argent qui s’accompagne immédiatement de l’entrée d’un bien ou d’un service. L’opération est inscrite au crédit d’un compte de trésorerie et au débit d’un compte de flux réel (immobilisations, achat marchandise, frais postaux, carburant…), sans oublier la TVA afférente. Le compte 401 n’est pas concerné ici.

Les opérations à crédit

En dehors des petits achats, les opérations au comptant sont rares. En règle générale, l’entreprise paie une fois la marchandise réceptionnée ou le service effectué et ce, sur présentation d’une facture. En outre, il est d’usage qu’entre professionnels, le fournisseur consente des délais de paiement qui varie de un à trois mois. C’est donc plusieurs semaines seulement après réception des biens achetés ou des travaux effectués qu’un flux monétaire en assurera le paiement en contrepartie. On dit alors que le fournisseur a consenti un crédit à son client.

Dans l’intervalle de temps, l’entreprise, qui n’a pas encore payé, a une dette envers son fournisseur. Celle-ci sera comptabilisée, en attente de règlement, dans un compte transitoire que le plan comptable nomme «compte de tiers » :

  • 4011 : fournisseurs – achats de biens et prestations de services
  • 403 : fournisseurs – effets à payer
  • 4041: fournisseurs – achats d’immobilisations
  • 405 : fournisseurs d’immobilisations – effets à payer

Dans le bilan, on retrouvera ces comptes au passif car les dettes font partie des ressources

Tout savoir sur le compte 215.

Compte 401 en comptabilité

Chaque fournisseur peut se voir attribuer un compte : 401… ou 404… On peut également distinguer les achats de biens des prestations de service (4011, 4012).

Le montant des achats est inscrit dans la colonne crédit (à droite) du compte fournisseur concerné. Les sommes payées viennent déduire sa créance et sont donc inscrites au débit (à gauche) de ce même compte.

Les opérations à crédit avec les fournisseurs s’enregistrent en deux étapes.

Première étape : l’entrée du bien ou du service

  • au débit du compte de charges (classe 6) ou du compte d’immobilisations (classe 2) : le montant HT
  • au débit du compte de TVA déductible (44566) pour les achats ou du compte de TVA déductible sur immobilisations (44562) pour les immobilisations : la TVA
  • au crédit du compte fournisseur (401 ou 404) : le montant TTC

Deuxième étape : le paiement du prix

  • au débit du compte fournisseur : le montant TTC
  • au crédit du compte banque : le montant TTC

Les comptes de tiers de la classe 40 (fournisseurs) et de la classe 41 (clients) obéissent à la même règle quand il s’agit d’achats ou de ventes à crédit.

Les comptes clients 410, 411, 413 et leurs sous-comptes ainsi que les comptes et sous-comptes fournisseurs permettent à l’entreprise de regrouper les informations relatives aux opérations effectuées avec chaque client et chaque fournisseur et ainsi, de voir immédiatement le montant de la dette ou de la créance.

Qu’est-ce que le compte 101 et comment fonctionne-t-il ?

La différence entre le débit et le crédit de ces comptes fait apparaître le solde. Normalement, le solde d’un compte client est débiteur tandis que le solde d’un compte fournisseur est créditeur.

Lorsque les factures sont toutes réglées, les comptes de transition sont soldés c’est-à-dire que leur solde est égal à zéro. La dette ou la créance est éteinte.

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