A la différence du bilan comptable, la balance n’est pas un document comptable obligatoire. Elle est pourtant très utile pour suivre au plus près l’état de ses comptes. Pourquoi et de quelle façon ? C’est ce que nous allons découvrir dans cet article.
PLAN
La balance comptable : définition
La balance comptable est un tableau permettant de visualiser en un seul coup d’œil tous les soldes (débiteurs et créditeurs) de chaque poste sur une période donnée. Elle fait partie des outils de la comptabilité analytique.
Ne pas confondre Bilan et balance Comptable :
Il est très courant de confondre balance comptable et bilan comptable. Ces deux outils permettent pourtant une lecture différente de la comptabilité d’une entreprise.
Comme le souligne la définition du bilan comptable (source : dougs.fr), le rôle du bilan comptable est de mesurer l’ensemble des actifs et des passifs d’une entreprise à un moment donné (en fin d’exercice). La balance comptable permettra de quant à elle de prendre une “photo” de la comptabilité (créances / dettes) de l’entreprise
Quels sont les composants d’une balance comptable ?
Les composants minimum d’une balance comptables sont les comptes de la classe 1 à la classe 7 du Plan comptable général à savoir :
- le numéro du compte
- l’intitulé du compte
- le total des débits
- le total des crédits
- le solde.
Quel est le rôle de la balance comptable ?
Étant donné qu’elle affiche les soldes débiteurs et créditeurs d’une période, qui peut être un exercice comptable ou une période intermédiaire, la balance reflète la situation exacte de la comptabilité à un moment précis, dans le respect des principes comptables.
Ce tableau sert de grille de lecture de l’activité de l’entreprise et donne la possibilité aux responsables d’adapter leurs actions sur le plan comptable et financier. C’est un outil de gestion et de contrôle essentiel.
Les principaux intérêts d’établir une balance sont de pouvoir :
- contrôler les enregistrements comptables,
- analyser la trésorerie
- vérifier que le total des débits est égal au total des crédits,
- calculer le résultat de l’exercice,
- vérifier l’exactitude des déclarations de TVA.
Quelle est la différence entre le grand livre et la balance ?
La balance comptable est tout simplement le total des mouvements du Grand Livre, classés par compte, dans l’ordre du Plan comptable général. A,noter que les totaux des débits et crédits de la balance doivent toujours être identiques à ceux du Grand Livre.
Les différents types de balances comptables
Il existe plusieurs types de balances comptables qui vont servir à analyser la rentabilité de l’entreprise. On en compte 3 principales.
La balance comptable générale
La balance comptable la plus courante est la balance générale. Les experts-comptables et les commissaires aux comptes l’utilisent souvent comme support. Elle est constituée d’un tableau à cinq colonnes qui présente, sur une période déterminée, le récapitulatif des comptes de l’entreprise.
Les comptes de bilan ainsi que les comptes de gestion sont listés avec leur solde, soit débiteur (si le total des débits est supérieur au total des crédits), soit créditeur (si le total des débits est inférieur au total des crédits).
| COMPTE | LIBELLE | TOTAL DÉBITS | TOTAL CRÉDITS | SOLDE DÉBITEUR | SOLDE CRÉDITEUR |
| TOTAL | A | B |
La balance générale doit être équilibrée c’est-à-dire que le montant total des débits correspond obligatoirement au montant total des crédits. Tous les mouvements de l’entreprise sont répertoriés : les achats et les ventes comme les créances et les dettes.
La balance auxiliaire
C’est une balance qui ne comprend que les comptes clients (411…) et les comptes fournisseurs (401…).
Par client et par fournisseur, seront mentionnés :
- le numéro du compte,
- l’intitulé du compte,
- le solde à l’ouverture de la période,
- le solde à la clôture de la période,
- le total des débits,
- le total des crédits.
Il est évident que l’avantage d’une telle balance est de connaître immédiatement les sommes dues à chaque fournisseur et les sommes dues par chaque client. Les dettes et les créances sont réunies dans un même document.
Contrairement à la balance générale, les montants totaux des débits et crédits sont rarement égaux. La balance auxiliaire présentera un solde débiteur ou créditeur mais ne sera pas équilibrée.
| COMPTE CLIENT | CLIENT | SOLDE A L’OUVERTURE | TOTAL DEBITS | TOTAL CREDITS | SOLDE CLOTURE |
| TOTAL |
La balance âgée
La balance âgée détaille la balance auxiliaire. Elle reprend les mêmes données mais les créances et les dettes sont classées par rapport aux échéances de paiement. Sachant que, dans les transactions commerciales, des délais de paiement sont souvent accordés (30, 60 ou 90 jours fin de mois), la balance âgée permet de ventiler chaque compte en fonction de son exigibilité.
Ainsi, l’entreprise sera toujours à jour de ses règlements fournisseurs, pourra anticiper ses dépenses et ses recettes et ne tardera pas pour relancer les impayés, dès l’échéance dépassée.
| CLIENTS | CREANCES TOTALES | CREANCES ECHUES | CREANCES A ECHOIR | ||||
| – 30 jours | 30 et 60 jours | + de 60 jours | – 30 jours | 30 et 60 jours | + de 60 jours | ||
| CLIENT 1 | |||||||
| CLIENT 2 | |||||||
| CLIENT 3 | |||||||
| CLIENT 4 | |||||||
| CLIENT 5 | |||||||
| TOTAL |
Quand faire la balance comptable ?
La balance comptable est éditée principalement à la clôture d’un exercice comptable lors de l’établissement du bilan et du compte de résultat. Mais elle peut l’être aussi pour obtenir une situation comptable intermédiaire. À tout moment, une entreprise doit avoir la possibilité de contrôler ses comptes. Lors, par exemple, d’une reprise des comptes de l’année précédente, il est important de comparer et de pouvoir justifier les variations de tel ou tel compte.
Comment lire et interpréter une balance comptable ?
Savoir interpréter une balance comptable est fondamental pour les directeurs financiers. Ce document permet de réaliser un véritable audit des comptes de l’entreprise et de détecter les anomalies. La relation entre le bilan et le résultat de l’exercice est également mise en évidence dans la balance. La balance permet en outre de s’assurer de l’exactitude du bilan.
La lecture des tableaux est assez simple. Il faut surtout porter attention aux mouvements significatifs et comparer les soldes de la période en cours avec ceux des exercices précédents. Il s’agit avant tout d’un travail d’analyse. Les experts-comptables sont là pour aider les chefs d’entreprise à mieux comprendre les informations contenues dans la balance et à en faire bon usage.
Comment établir une balance comptable ?
Les logiciels de comptabilité proposent tous l’édition de balance comptable. Les opérations saisies dans les journaux comptables sont reportés automatiquement dans le Grand Livre et ensuite dans la balance. Celle-ci est générée à la demande donc quasi automatiquement dans la mesure ou la saisie des opérations comptables est effectuée correctement.
Rédactrice et comptable dans la vie, j’exerce une activité à mon compte et j’accompagne de nombreuses entreprises au quotidien. J’apporte mon expertise sur controledegestion.org
