Dans le cadre de son activité, l’entreprise est régulièrement amenée à vendre et à acheter des biens ou des services. Ces flux d’entrée et de sortie de trésorerie nécessitent une saisie comptable appropriée et l’utilisation de plusieurs comptes. Il arrive souvent de devoir enregistrer des encaissements clients ou des paiements fournisseurs partiels appelés acomptes, arrhes ou avances. Nous verrons la définition de chacune de ces expressions avant de passer à l’enregistrement comptable de l’acompte.
Acompte, arrhes et avances : définitions & différences
Pour apprendre à effectuer un enregistrement comptable d’acompte, il faut connaitre la définition et les différences des trois expressions suivantes :
- l’acompte est l’engagement, ferme et définitif, d’honorer un contrat. Il accompagne un devis, un bon de commande… Il peut s’agir aussi d’un paiement d’avance d’impôts, de TVA…
- les arrhes sont également une somme versée avant la livraison d’un bien ou la réalisation d’un service mais qui autorisent celui qui les verse à se rétracter sans toutefois pouvoir récupérer l’argent.
- l’avance est considérée juridiquement comme les arrhes.
Attention, dans les deux derniers cas, le professionnel qui ne respecte pas le contrat prévu doit rembourser le double de la somme reçue comme arrhes ou avance. On comprend aisément que les entreprises, dans leurs relations commerciales, privilégient plutôt les acomptes.
Voyons maintenant comment procéder à l’enregistrement comptable d’un acompte dans quatre cas différents.
Enregistrement comptable acompte fournisseur
L’entreprise commande de la marchandise ou fait appel à un prestataire de services qui lui demande un acompte (nous n’aborderons pas ici le cas de la TVA exigible sur les encaissements)
Il convient, dans un premier temps, d’enregistrer ce versement d’acompte :
- au débit du compte 4091 : Fournisseurs – avances et acomptes versés sur commandes
- au crédit du compte 512 : Banque
Ensuite, à réception, on comptabilise la facture définitive :
- au débit d’un compte 6… : Charges (selon la charge concernée)
- au débit du compte 4456 : TVA déductible
- au crédit du compte 4011 : Fournisseurs – achats de biens et prestations de services
Sans oublier de virer l’acompte dans le compte fournisseurs :
- au débit du compte 4011 : Fournisseurs – achats …
- au crédit du compte 4091 : Fournisseurs – avances …
Enfin, on effectue le règlement (acompte déduit) pour solder le compte fournisseurs :
- au débit du compte 4011 : Fournisseurs
- au crédit du compte 512 : Banque
Enregistrement comptable acompte client
L’enregistrement comptable d’un acompte provenant d’un client suit la même logique, toujours en tenant compte d’une TVA sur les débits.
A réception de l’acompte :
- on débite le compte 512 : Banque
- on crédite le compte 4191 : Clients – avances et acomptes reçus sur commandes
Puis, on comptabilise la facture de vente à la livraison complète du bien ou du service :
- au débit du compte 411 : Clients
- au crédit d’un compte 70… : Ventes (selon le produit concerné)
- au crédit du compte 44571 : TVA collectée
On transfère ensuite l’acompte dans le compte client :
- au débit du compte 4191 : Clients – avances…
- au crédit du compte 411 : Clients
Pour finir, on enregistre le règlement :
- au débit du compte 512 : Banque
- au crédit du compte 411 : Fournisseurs
Enregistrement comptable acompte TVA
Si l’entreprise est soumise au régime réel simplifié d’imposition à la TVA, elle devra procéder au versement de deux acomptes en cours d’année avec une régularisation à la fin de l’exercice.
Pour l’enregistrement comptable des acomptes de TVA, on utilisera les comptes suivants :
- au débit, le compte 44581 : Acomptes – régime simplifié d’imposition
- au crédit, le compte 512 : Banque
Enregistrement comptable acompte IS
Si le bénéfice de l’entreprise est imposable à l’impôt sur les sociétés (IS) et que le dernier IS dû excédait 3000 euros, l’administration fiscale demande le versement de quatre acomptes. Ceux-ci sont comptabilisés comme suit :
- au débit, le compte 444 : État – impôt sur les bénéfices
- au crédit, le compte 512 : Banque
Rédactrice et comptable dans la vie, j’exerce une activité à mon compte et j’accompagne de nombreuses entreprises au quotidien. J’apporte mon expertise sur controledegestion.org
