Un logiciel SIRH (Système d’Information sur les Ressources Humaines) permet de piloter votre gestion des salariés de manière plus efficace. L’utilisation des SIRH fait de plus en plus de bruits dans le monde de l’entreprise et c’est pourquoi nous avons décidé de vous en parler. En effet, ce type de logiciel fournit un répertoire centralisé des données de base des employés. Ce regroupement des données facilite grandement la GRH (Gestion des Ressources Humaines).
PLAN
Quelles sont les possibilités offertes par un SIRH ?
Très simplement, un logicel SIRH permet d’optimiser la gestion des ressources humaines afin d’améliorer le management des employés. Ce type d’outil stocke, traite et gère les données relatives aux employés, telles que les noms, adresses, nationalités ou même les numéros de sécurité sociale.
Certains logiciels de Ressources Humaines proposent des solutions pensées en amont pour faire gagner du temps aux DRH. Lucca.fr proposent par exemple des outils numérique pour faciliter les processus de recrutement, le suivi des candidats, la gestion du temps et des présences, l’évaluation du rendement et l’administration des avantages sociaux. Il peut également comporter des fonctions libre-service” pour les employés, et peut même exercer certaines fonctions comptables ou administratives.
D’une certaine façon, un outil SIRH peut être considéré comme une base de données intelligente de renseignements sur les employés. L’interaction des données, les processus qui peuvent être réalisés et les capacités de reporting rendent les données stockées dans le système plus accessibles et utilisables.
Avantages du SIRH pour l’entreprise
Un SIRH permet au service des ressources humaines de consacrer moins de temps aux tâches administratives. Il améliorera aussi le suivi des données des employés en les autonomisant et en contre vérifiant les données imparfaites ou erronées. L’utilisation d’un SIRH va aussi permettre aux employés de jouer un plus grand rôle dans la gestion de leur information.
L’existence d’un référentiel centralisé pour les données sur les employés élimine le besoin de stocker les dossiers papier. Avantage non négligeable quand on sait que les données papier peuvent être facilement endommagées et sont assez difficiles à stocker et à ranger. (sans parler de la recherche d’informations…)
Certains logiciels de SIRH proposent des fonctionnalités avancées comme la génération de rapports utiles à la GRH. Fournir des outils de reporting ad hoc à partir de métriques déterminés est un axe clé pour mieux gérer son personnel. Ainsi, un outil SIRH peut vous aider à mieux gérer l’absentéisme de vos employés grâce aux données.
Enfin, les fonctionnalités libre-service d’un SIRH permettent de faciliter les changements organisationnels. Vous n’avez plus à rentrer les données et le processus de changement s’en trouve grandement fluidifié. Votre action est donc plus efficace et prendra moins de temps que pour les demandes sur papier.
Dernière chose, les workflows d’approbation d’un logiciel SIRH permettent d’approuver ou de rejeter les modifications, les personnes nécessaires étant automatiquement notifiées si besoin. Cela pourra vous aider à vérifier les infos ou vous avertir si quelqu’un modifie quelque chose sur son profil.
Sécurité et confidentialité du SIRH
Un SIRH permet également de sécuriser les données des employés et de préserver la confidentialité des informations. Lorsqu’on utilise des formulaires ou des feuilles de calcul sur papier, l’information peut facilement être consultée par des personnes qui n’ont peut-être pas l’autorisation d’y accéder. Un SIRH peut sécuriser l’information afin qu’elle ne soit accessible qu’aux personnes qui doivent y avoir accès.
La sécurité et la confidentialité des données sont des facteurs importants dans le traitement des informations personnelles sensibles, en particulier dans des pays comme l’Allemagne ou la France, où les comités d’entreprise jouent un rôle important dans la protection des données des employés.
Types de logiciels SIRH : pour qui ?
Une variété de systèmes SIRH sont disponibles et s’adressent à différents types de clients, allant des petites et moyennes entreprises (PME) jusqu’aux grandes entreprises. Habituellement, la différence réside dans la portée et la profondeur des caractéristiques de chaque zone de traitement.
Bien que la plupart des systèmes SIRH couvrent une grande partie des processus décrits ci-dessus, de nombreux systèmes SIRH destinés aux petites et moyennes entreprises (PME) ont moins de fonctionnalités dans chaque caractéristique que ceux destinés aux grandes entreprises.
Ainsi, le marché des SIRH est similaire à celui de l’automobile. Toutes les automobiles auront un chauffeur d’un point A à un point B, mais il existe des différences majeures dans la qualité et les commodités offertes.
Fonctions du SIRH
En tant qu’outil RH, un SIRH comporte généralement des modules pour traiter les tâches suivantes :
- Gestion des données de base (MDM)
- La gestion organisationnelle, comme les postes et les services
- Libre-service pour les employés et les gestionnaires
- Gestion des absences et des congés
- Administration des avantages
- Flux de travail
- Évaluations du rendement
- Recrutement et suivi des candidats
- Gestion de la rémunération
- Suivi de la formation (par opposition à un système de gestion de l’apprentissage[SGF]) et développement organisationnel
- Rapports et analyses
Conclusion : Un SIRH fournit un ensemble complet de fonctionnalités de gestion des ressources humaines pour répondre à la plupart des besoins en RH. Sans cela, les documents ou feuilles de calcul non sécurisés ou sur papier sont nécessaires pour stocker les données. La saisie manuelle des données peut entraîner des erreurs et la contre-vérification manuelle des documents et des feuilles de calcul peut prendre beaucoup de temps et parfois prêter à confusion, surtout si la façon dont les données sont saisies et stockées n’est pas normalisée.
Jean est un passionné de comptabilité. Après ses études d’économies, il se lance dans l’univers du web pour partager ses connaissances. Il est actuellement éditeur et rédacteur en chef du magazine controledegestion.org
