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Quelle comptabilité pour un auto entrepreneur ?

Sas d’entrée vers l’entreprise individuelle, le régime de l’auto-entreprise (désormais appelée micro-entreprise) est destiné, par sa simplicité, à favoriser la création d’entreprise. Qui dit formalités simplifiées n’exclut en rien certaines obligations fiscales et comptables que toute entreprise, quelle qu’elle soit, est tenue de respecter. Quelle est la comptabilité d’un auto entrepreneur ?

Doit-on pour autant prendre un comptable quand on est auto entrepreneur ? Quelle comptabilité adopter pour une auto entreprise ? Existe-t-il des logiciels de comptabilité pour auto entrepreneur ? Nous allons découvrir tout cela dans cet article.

Bon à savoir : Auto-entreprise et micro entreprise ont désormais le même statut juridique. Être autoentrepreneur est donc la même chose qu’être micro-entrepreneur. Si vous souhaitez en savoir plus, nous vous invitons à lire notre article sur le sujet : Quelles sont les différences entre micro-entreprise et auto entreprise ?

La comptabilité des auto entrepreneurs

Les tâches comptables d’une micro entreprise sont extrêmement allégées par rapport aux entreprises classiques. Il n’empêche que, pour gérer correctement son activité, suivre au plus près l’évolution de son entreprise et la développer, il vaut mieux tenir une comptabilité un peu plus développée que celle exigée par l’administration fiscale.

*A noter qu’un compte professionnel est obligatoire pour exercer son activité en micro-entreprise [1] – si vous faites plus de 10 000€ de CA pendant deux ans consécutifs.

#1. Éditer des factures clients

Produire des factures pour ses clients fait partie des trois obligations comptables prévues par la loi. Les factures devront comporter la mention “TVA non applicable, article 293B du CGI” ainsi que le montant HT à payer.

Autre spécificité, les micro entrepreneurs bénéficient de la franchise en base de TVA, à condition de ne pas dépasser un certain seuil de chiffre d’affaires. Ils restent assujettis mais non redevables de la TVA. Elle n’est donc pas à facturer ni à récupérer sur les achats.

Les tickets de caisse peuvent éventuellement remplacer les factures pour les achats de faible montant, payables comptant et concernant des clients non professionnels. Dans ce cas, ils doivent être édités en deux exemplaires dont un à garder à titre de justificatif comptable.

#2. Tenir un livre de recettes

La deuxième obligation est de tenir un livre de recettes. Il s’agit d’un registre qui répertorie, chronologiquement, toutes les sommes encaissées. On doit y noter :

  • le numéro de la facture,
  • la date de la facture,
  • le nom du client,
  • la prestation fournie ou le produit vendu,
  • le montant encaissé,
  • le mode de règlement.

Au minimum chaque fin d’année, en décembre, il convient de totaliser les opérations. Grâce au livre de recettes, l’auto entrepreneur a une vue globale de sa situation comptable. Il peut aussi déclarer, sans se tromper, les sommes exactes à l’URSSAF pour le paiement de ses charges.

La déclaration URSSAF est à effectuer sur le site autoentrepreneur.urssaf.fr tous les mois ou tous les trimestres, même si l’entreprise n’a généré aucun chiffre d’affaires. Attention car des sanctions sont prévues en cas de manquement à cette obligation fiscale (52 € par déclaration manquante).

Il est conseillé de tenir également un registre pour les achats dans lequel chaque dépense sera inscrite et justifiée par un document légal. En cas de contrôle, il sera plus facile de prouver ses frais s’ils sont résumés dans un tableau par date.

Pour en savoir plus sur les déclarations fiscales pour la micro entreprise rendez-vous sur : https://www.portail-autoentrepreneur.fr/academie/creation-auto-entreprise/declarations-auto-entrepreneur

#3. Conserver ses documents comptables

Dernière obligation purement comptable, toutes les factures d’achat et de vente, le livre de recettes, les pièces de banque et de caisse doivent être conservés pendant 10 ans, classés méthodiquement dans des classeurs ou des boîtes d’archive. Vous pouvez aussi choisir de dématérialiser certaines pièces en utilisant par exemple un facturier électronique pour avoir moins de documents à stocker.

Doit on prendre un comptable quand on est auto entrepreneur ?

Tenir sa comptabilité soi-même est possible pour un micro-entrepreneur, mais demande du temps, quelques connaissances et de la rigueur. Par exemple, vous devez :

  • être organisé et rigoureux dans la tenue de vos comptes et ne rien oublier dans votre livre des recettes.
  • Ranger vos documents comptables et ne conserver que les pièces justificatives essentielles (voir aussi : comment prévoir l’archivage de vos documents)
  • Connaître les périodes de déclarations pour éviter les amendes fiscales.

Demander des prestations comptables à un cabinet comptable n’est donc pas nécessaire quand on est une micro entreprise, car le travail à fournir n’est pas assez conséquent. Avant de se lancer, nous conseillons quand même au futur créateur de prendre quelques conseils comptables et juridiques auprès d’un expert-comptable qui va lui indiquer les bonnes pratiques à acquérir.

Quels logiciels pour un auto entrepreneur ?

On peut tout à fait envisager d’établir ses factures avec un logiciel de traitement de texte et de se servir d’Excel comme livre de recettes, à condition de ne pas avoir beaucoup de clients. Dès que le volume de travail augmente, cela devient vite compliqué et chronophage. Il est alors préférable de passer par un logiciel comptable pour auto entrepreneur.

Il existe plusieurs logiciels de gestion comptable qui automatisent puis centralisent toutes les opérations. En général, ces outils éditent les devis et les transforment si besoin en factures, numérotent puis classent ensuite les pièces dans l’ordre chronologique dans le livre de recettes, calculent les charges sociales en fonction du chiffre d’affaires, etc.

Citons, parmi les logiciels comptables gratuits, myAE, Henrri et Mon Portail (par Portail auto entrepreneur). Plus complets mais payants : Freebe, Tikki, Indy et QuickBooks, entre autres. Tous couvrent la totalité de la facturation et des paiements.

L’utilisation d’un logiciel de gestion et de facturation garantit en outre, l’authenticité de la comptabilité en cas de contrôle.

SOURCES

[1] Obligations comptables de l’auto entrepreneur – portail officiel gouv : https://entreprendre.service-public.fr/vosdroits/F23266

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