Le management d’une entreprise prend en compte plusieurs dimensions. L’une de ces dimensions est la gestion des congés et des absences. Chaque dirigeant fait face aux absences de ses salariés et il doit adapter en permanence l’organisation de l’entreprise en fonction de ces aléas. Certaines absences sont prévues et correctement planifiées. D’autres surviennent de façon inattendue et peuvent mettre à mal le bon déroulement de certains projets. Dans cet article, vous allez découvrir quelques conseils pratiques pour gérer au mieux les congés de vos salariés.
A lire sur le même sujet : les méthodes de calcul des retenues sur salaire dans la gestion de la paie
Des règles communes à respecter
Travailler en entreprise, c’est accepter des devoirs mais aussi bénéficier de droits. L’un de ces droits est le droit à congé qui est inscrit dans le marbre du code du Travail (voir ici : https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F2258). Cependant, pour la bonne marche de l’entreprise, ces congés doivent être posés et pris suivant certaines règles de bon sens.
Les congés en avance, tu prendras
la première de ces règles est que le salarié doit prévoir ses congés suffisamment à l’avance pour permettre à l’entreprise de s’organiser en conséquence. La seconde est que réciproquement, l’entreprise doit mettre en place un plan de charge permettant à chaque salarié de prendre des congés de façon régulière. Les congés sont essentiels car ils permettent à l’employé de se déconnecter et se ressourcer.
Un salarié qui travaille trop et ne prend jamais de congés risque le burnout. Il est donc important de ménager des périodes de repos pour chaque employé de la société.
L’employeur doit répondre à la demande de congés
Une autre règle à connaître est que si la décision de valider ou refuser une demande de congés revient à l’employeur, cette décision doit être explicitement motivée. En effet, un employé qui verrait ses congés refusés pour une raison injustifiée serait en droit de faire valoir ses droits. Le premier conseil serait donc de bien faire attention à motiver chaque décision de rejet d’une demande de congés.
Une organisation à mettre en œuvre
Tout l’art de la bonne gestion des absences réside dans l’organisation de chaque service au sein de l’entreprise. Chaque personne doit disposer d’un remplaçant capable de le suppléer au moins partiellement en cas d’absence.
Ce n’est pas forcément évident, notamment dans les PME où certaines personnes occupent parfois plusieurs fonctions. Mais dans la mesure du possible, chaque tâche doit pouvoir être accomplie par plusieurs salariés de l’entreprise. Sinon, vous risquez de vous retrouver en difficulté en cas d’absence imprévue.
Attention aux absences imprévues
Et il faut savoir que ce type d’absence peut survenir du jour au lendemain et pour une durée parfois longue : arrêt maladie, incapacité temporaire ou congé pour événement familial. Dans une telle situation, vous devrez réagir immédiatement. C’est pour cela qu’il est important de ne pas laisser reposer sur une seule personne trop de projets ou de procédures.
Des logiciels de gestion, tu utiliseras
Il existe des logiciels SIRH très utile à l’organisation des congés ou des activités de l’entreprise. Indépendamment des imprévus, lors des vacances, parfois longues de plusieurs semaines, la bonne marche des activités ne peut être interrompue. Mettre en place un planning des congés tel que celui présent dans Mon Intranet est utile car il donne une vision panoramique sur les absences à venir dans chacun des services.
Ce planning s’alimente automatiquement au fur et à mesure que les employés soumettent leurs demandes de congés. Il est visible de leurs collègues ce qui limite ainsi le risque que plusieurs personnes posent leurs congés en même temps.
Des échéances à respecter
Chaque année, le salarié a le droit à 25 jours ouvrés ou 30 jours ouvrables de congés payés en France. C’est un droit fondamental. Dès qu’il commence à acquérir des jours, au bout d’un mois de présence, il peut commencer à poser ses congés par anticipation de leur acquisition réelle en fin de période. En effet, il n’y a plus à attendre jusqu’à un an et le prochain changement de période de congés pour commencer à poser des jours. Ceci offre donc plus de souplesse aux salariés.
C’est aussi intéressant pour l’entreprise car cela permet de lisser la prise et évite que certains salariés ne se retrouvent avec des quotas de congés acquis très importants à apurer dans une période de temps très limitée.
D’ailleurs, chaque salarié doit prendre ses congés avant la fin de la période de prise. Sinon, ils sont perdus. L’entreprise n’a pas à reporter ou payer les congés qui n’auraient pas été pris par le salarié de son seul fait.
Par contre, si l’entreprise n’a pas permis au salarié de prendre ses congés pour des raisons de service, à titre exceptionnel, ils peuvent être reportés sur la période suivante. Mais ce report doit rester dans les limites du raisonnable.
Jean est un passionné de comptabilité. Après ses études d’économies, il se lance dans l’univers du web pour partager ses connaissances. Il est actuellement éditeur et rédacteur en chef du magazine controledegestion.org
