lire une fiche de paie

Comment lire une fiche de paie ?

Tout employeur doit de remettre une fiche de paie à ses salariés afin de justifier le versement du salaire. Le bulletin de paie est aussi une pièce qui va aider à la compréhension du salaire, mais aussi servir en cas de litige avec son employeur. Il s’agit d’un document qui atteste de l’activité d’un salarié au sein d’une entreprise et qui comprend toutes les informations nécessaires et obligatoires dont il aura besoin sur sa situation et sur les engagements de son employeur.

Comprendre une fiche de paie pas à pas

Une fiche de paie n’est pas toujours évidente à comprendre. En ayant quelques explications pour la lire, vous verrez que ce n’est pas si sorcier. Il est important d’en appréhender toutes les subtilités et les enjeux. Remise à chaque fin de mois aux salariés d’une entreprise par un employeur, la fiche de paie résume toutes les informations importantes et obligatoires pour les deux parties.

Malgré l’entrée en vigueur en 2018, d’un bulletin de paie simplifié, sa lecture n’en reste pas moins ardue sans éléments qui facilitent sa lecture et sa compréhension. Sachez que vous pouvez demander à votre service RH de vous aider à la lire votre fiche de paie et en comprendre les enjeux.

Une fiche de paie se divise en 4 grandes parties  :

  • les informations du salarié et l’employeur
  • les composantes de rémunération
  • les cotisations sociales
  • une synthèse de situation.

Quelles sont les mentions obligatoires sur une fiche de paie ?

Une fiche de paie dématérialisée ou sur papier ne se fait pas à la légère. Elle doit comporter de nombreuses mentions obligatoires.

L’employeur et le bulletin de paie

Cette partie vous aidera à résumer les informations sur les parties prenantes du contrat. Cela vous aidera surtout en cas de litige avec l’employeur ou quand viendra l’heure de réclamer vos droits.. Toutes les informations essentielles y sont présentes. Sur un bulletin de salaire doivent apparaître les mentions suivantes :

  • Le nom, l’adresse et la raison sociale (si besoin),
  • Le code APE ou NAF
  • Le numéro de SIRET

Le salarié et la fiche de paie

  • Le nom, prénom et adresse,
  • Le numéro de sécurité sociale
  • Son matricule ou identifiant
  • La date d’entrée en poste, son ancienneté,
  • Le poste occupé
  • Son statut dans l’entreprise et sa classification selon la convention collective
  • Le taux horaire du SMIC fixé par la loi (vous le trouverez sur cette page officielle)
  • Le plafond de la sécurité sociale pour le calcul des cotisations, fixé par la loi,
  • Le nombre d’heures travaillées et celles qui passent en supplémentaires
  • La période du bulletin de paie (en général mensuelle).

Les congés payés

Toutes fiches de salaires doivent faire apparaître les congés payés et les RTT prit par le salarié.

  • Les congés payés de l’année précédente,
  • Les congés de l’année en cours,
  • Les congés acquis,
  • Les congés déjà utilisés,
  • Le solde de jours à prendre.
  • Les retenues sur salaire pour absence

Les éléments en lien avec le salaire

Il est important de comprendre les notions de salaire brut et de salaire net. Le salaire brut est ce que votre employeur vous paye sans la déduction des charges sociales. Vous ne toucherez que la somme finale et imputée des charges : le salaire net.

Le taux, le montant et l’assiette des cotisations doivent apparaître sur votre fiche. Vous les trouverez sous les rubriques : santé, accidents du travail, retraite et famille.

De plus, l’employeur doit inscrire dans le bulletin de paie tout ce qui concerne les versements ou retenues comme les chèques restaurants ou les transports (prise en charge) et la contribution salarié solidarité.

La CSG

La contribution sociale généralisée est un prélèvement obligatoire qui finance la sécurité sociale. Elle est divisée en 2 parties : la CSG non-déductible et la CSG déductible.

L’on trouve aussi, sur un bulletin de salaire :

  • La date de paiement,
  • Une mention demandant au salarié de garder son bulletin sans limitation de durée.

Pour finir, sachez qu’il est interdit de mentionner un droit de grève, de retrait ou de représentant du personnel. L’employeur le fera sur une fiche annexe et jointe au bulletin de salaire.

Comment faire une fiche de paie ?

Il existe de nombreux logiciels sur le marché pour établir une fiche de paie. Il est facile de trouver un modèle de fiche de paie sur karotpay.   Cette solution est simple, rapide et sécurisée.

faire une fiche de paie facilement
Faire une fiche de paie facilement avec KarotPay [source image : Franz Roos de Pixabay]
Une fiche de paie se fera dans un ordre précis afin de n’omettre aucun détail :

  • Dans l’en-tête, les renseignements liés à l’employeur,
  • Les renseignements liés au salarié,
  • La période et la durée de travail,
  • Les heures réalisées,
  • Les congés payés et RTT,
  • La rémunération brute,
  • Le taux, le montant et l’assiette des cotisations sociales,
  • La rémunération nette,
  • Les retenues du prélèvement à la source,
  • La somme qui aurait dû être perçue sans le prélèvement à la source,
  • La somme totale versée par l’employeur,
  • Le montant des exonérations des cotisations et contributions sociales
  • La date de paiement et la mention “ conservation” du bulletin.

Faut-il garder ses fiches de paie et combien de temps ?

Une fiche de paie est un document administratif officiel. Il est important de toutes les conserver à vie (stages rémunérés et petits boulots y compris) pour plusieurs raisons :

  • Pour vos déclarations d’impôts,
  • Une demande de crédit,
  • Une location immobilière.

D’ailleurs, votre employeur se doit de vous indiquer sur votre bulletin avec cette phrase “pour faire valoir vos droits, veuillez conserver ce bulletin sans limite de durée”.

Votre entreprise peut conserver vos fiches dans un laps de temps de 5 ans. Il est plus judicieux de les garder chez vous afin de les avoir rapidement sous la main en cas de besoin. Gardez-les dans le même endroit qu’elles soient en papier ou en numérique. Au pire, pensez à les scanner. Un accident est vite arrivé (incendie, fuite d’eau ou vol de pc). Un dossier dans un cloud ou sur une boîte mail vous semblera approprié à ce moment-là.

 

Auteur de l’article : Jean

Jean est un passionné de comptabilité. Après ses études d'économies, il se lance dans l'univers du web pour partager ses connaissances.

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